CeR rusza za kilka miesięcy. Jak się przygotować?

Wszystko, co już wiemy na temat wdrożenia Centralnej e-Rejestracji z projektu ustawy oraz odpowiedzi Centrum e-Zdrowia na pytania dostawców oprogramowania.

Harmonogram i dofinansowanie

Od wejścia w życie ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków – która wprowadzi CeR – placówki medyczne mają 3 miesiące na integrację i udostępnianie terminów w centralnym systemie. Czasu nie zostało dużo, bo ustawa jest już w konsultacjach społecznych.

Na uruchomienie CeR będzie można uzyskać dofinansowanie w kwocie 10.000 zł na każdą lokalizację świadczeniodawcy. Pod jednym warunkiem – placówka rozpocznie prowadzenie centralnej elektronicznej rejestracji w terminie 4 miesięcy od dnia wejścia przepisów w życie. Dotacja obowiązuje do 2029 roku, co oznacza, że będzie też dostępna dla kolejnych zakresów świadczeń objętych CeR. Pieniądze muszą być wydane na integrację z system centralnym, czyli na np. reorganizację pracy albo zakup oprogramowania. Dobra wiadomość jest taka, że wiodący dostawcy IT już od momentu ruszenia pilotażu oferują aktualizacje systemu zawierające integrację CeR, najczęściej bezpłatnie.

Przypomnijmy, że przystępując do pilotażu dofinansowanie było znacznie większe i mogło wynieść nawet do 200.000 zł jednorazowego wsparcia plus dodatkowe środki za udostępnianie terminów. Pilotaż skończy się 30 czerwca, a od 1 kwietnia do 31 października potrwa jego ewaluacja.

Przygotowanie techniczne i organizacyjne

CeR będzie dotyczyć świadczeń udzielanych pacjentom pierwszorazowym oraz tym kontynuującym leczenie. Z tą różnicą, że informacja o osobach kontynuujących leczenie nie będzie umieszczana w centralnym wykazie oczekujących. Na podstawie danych z CeR, powstanie Centralny Wykaz Oczekujących, który będzie dostępny publicznie. Zastąpi on listy oczekujących – tych placówki medyczne nie będą musiały już prowadzić.

Jednym z głównych obowiązków placówek medycznych w ramach CeR będzie prowadzenie harmonogramów przyjęć w sposób zgodny z wymaganiami ustawy. Każdy termin wizyty (slot) w udostępnionym harmonogramie będzie musiał zawierać takie informacje jak:

• informacja o lekarzu udzielającym świadczenia,
• sposób realizacji wizyty (stacjonarnie lub teleporada),
• miejsce świadczenia usługi,
• zakres procedur (kody ICD-9 oraz ICD-10)

Do tego dochodzi informacja o udzielaniu świadczeń opieki zdrowotnej dzieciom w podziale na przedziały wiekowe ustalone między Funduszem a świadczeniodawcą. Dane zaszyte w pojedynczym slocie i przekazane do CeR pomogą pacjentom w wyszukiwaniu wolnych terminów w systemie centralnym, czyli np. na Internetowym Koncie Pacjenta.

Harmonogramy przyjęć muszą być na bieżąco aktualizowane oraz regularnie przekazywane do CeR. Za synchronizację odpowiedzialne będą systemy IT. Centrum e-Zdrowia udostępniło w 2024 roku środowisko integracyjne dostawcom, tak aby obecnie wykorzystywane systemy gabinetowe mogły obsługiwać nową funkcjonalność CeR.

Projekt ustawy zakłada też rozszerzenie informacji umieszczanych na e-skierowaniu o dane dodatkowe dla osoby realizującej skierowanie lub dla świadczeniobiorcy np. niestandardowe informacje niezbędne do prawidłowej realizacji świadczenia. To samo dotyczy e-recepty.

Zdefiniowany w ustawie obowiązek przesyłania dostępnych terminów wizyt (tzw. slotów) do systemu e-Rejestracji obejmuje trzy czynności:

• dodawanie nowych terminów,
• edytowanie dostępnych slotów,
• odbieranie powiadomień o dokonanych rezerwacjach.

Dane udostępniane do CeR są też przekazywane do Narodowego Funduszu Zdrowia w celu – jak czytamy w ustawie – kontrolowania prawidłowości realizacji przez świadczeniodawców obowiązków nakładanych przez CeR, rozliczania kosztów udzielonych świadczeń opieki zdrowotnej i monitorowania dostępności do świadczeń opieki zdrowotnej. W praktyce oznacza to, że bez wprowadzenia CeR, nie będzie można rozliczyć z NFZ usług, które e-rejestracja obejmuje.

Plan wdrożenia

Stopnień skomplikowania obsługi CeR będzie na pewno zależeć od udogodnień w systemach IT oraz wielkości placówki. Tego, jak poradziły sobie z wdrożeniem CeR placówki biorące udział w pilotażu, dowiemy się po jego zakończeniu. Choć ten nie jest reprezentatywny – w Ocenie Skutków Regulacji do projektu rozporządzenia Ministra Zdrowia wprowadzającego program pilotażowy założono, że przystąpi do niego ok. 3,8 tys. placówek. Według danych z lutego br., na pilotaż zdecydowało się tylko 218 podmiotów.

Z dotychczas zebranych opinii już wiadomo, że wdrożenie CeR najlepiej zacząć od analizy prowadzonego kalendarza wizyt i dopasowania go do nowych wymagań. To może zająć sporo czasu, bo każda placówka ma inne podejście i przyzwyczajenia, sposób umawiania i oznaczania pacjentów, procedury nadawania priorytetów i ustalania slotów. Czasami może się okazać, że aktualnie prowadzony harmonogram trzeba będzie przebudować od podstaw, co nie jest łatwe, gdy terminy są umawiane na miesiące do przodu.

Drugim elementem jest dokładne przeszkolenie personelu z nowych procedur rejestracji zgodnych z CeR. Do tego dochodzi aktualizacja oprogramowania gabinetowego. Jeśli dostawca IT spóźni się z dopasowaniem systemu do CeR, placówka niestety będzie zmuszona prowadzić drugi kalendarz w systemie gabinet.gov.pl. A to oznacza podwójną pracę. Na testy – podczas których okaże się, czy nowa organizacja harmonogramu sprawdza się w pracy – najlepiej zarezerwować kilka tygodni. Szacowany czas wdrożenia CeR w przypadku placówki średniej wielkości to ok. 2–3 miesięcy. Zakładając, że na jej wdrożenie placówki będą miały 3 miesiące od czasu wejście w życie ustawy, co ma nastąpić jeszcze w tym roku, przygotowania trzeba zacząć już teraz.

Czytaj także: Będą krótsze kolejki do lekarzy? Jest projekt ustawy o CeR