Centralna e-Rejestracja. Poradnik wdrażania dla placówek zdrowia

Do końca czerwca 2026 roku podmioty realizujące trzy pierwsze świadczenia objęte Centralną e-Rejestracją muszą się podłączyć do systemu. Podpowiadamy, jak się do tego zabrać.

• Do 1 lipca 2026 roku wszystkie placówki muszą wdrożyć Centralną e-Rejestrację dla pierwszorazowych świadczeń mammografii, cytologii i wizyty u kardiologa.
• Bez integracji z CeR, NFZ nie zrefunduje tych świadczeń.
• Ministerstwo Zdrowia przypomina, że oprócz technicznej integracji, placówki są zobowiązane do utrzymywania aktualności terminarza.
• Placówki, które już są w systemie, podkreślają, że wdrożenie systemu nie jest trudne. Najważniejsza jest integracja z systemem gabinetowym i konfiguracja terminarza wizyt.
• Cały proces trwa zwykle kilka tygodni i wymaga szkoleń, ścisłej współpracy z dostawcą IT oraz reorganizacji harmonogramu przyjęć.
• Najczęstsze problemy dotyczą błędów w danych pacjentów oraz dodatkowego obciążenia rejestracji.

Od 1 lipca nie zapłaci za świadczenia umawiane poza CeR

Nawet na pierwszorazową wizytę kardiologiczną z początkiem marca br. było wolnych ponad 23 000 terminów na najbliższe 40 dni – wynika z publikowanych przez Centrum e-Zdrowia danych. I to mimo iż w systemie CeR jest dopiero jedna trzecia placówek. Ministerstwo Zdrowia mówi o sukcesie, a CeZ podkreśla, że wszystko działa, a ewentualne błędy wynikają z braku wiedzy po stronie świadczeniodawców. Start systemu wypadł lepiej niż się spodziewano.

Porozmawialiśmy z kilkoma placówkami, które pierwszorazowe wizyty do kardiologa, na cytologię i mammografię umawiają w CeR od ponad roku. Wszyscy zgodnie podkreślają, że system centralny działa poprawnie, ale wymaga dobrego przygotowania po stronie podmiotu, integracji systemu gabinetowego i nowej organizacji terminarza wizyt.

W okresie trwania pilotażu pierwszym krokiem było podpisanie umowy z NFZ. W jej ramach podmiot otrzymał dofinansowanie tytułem udziału w pilotażu. Placówki przystępujące do CeR od 1 stycznia 2026 roku już tego robić nie muszą, bo pilotaż się zakończył i NFZ nie premiuje za przystąpienie do CeR. Tak czy owak, zintegrować się trzeba – od 1 lipca br. NFZ zrefunduje tylko pierwszorazowe świadczenia poprawnie umawiane i realizowane w CeR. Z kolei 19 lutego MZ opublikowało na swojej stronie komunikat przypominający, że oprócz technicznego podłączenia do CeR, placówka medyczna jest zobowiązana do dbania o aktualność i poprawność danych terminarza.

Ile trwa wdrożenie Centralnej e-Rejestracji? „Najczęściej kilka tygodni”

Aby uruchomić CeR, wystarczy mieć umowę z NFZ na przynajmniej jeden z zakresów usług objętych systemem, dysponować oprogramowaniem obsługującym e-skierowania i zdarzenia medyczne oraz zintegrować system gabinetowy z CeR, aby rozpocząć udostępnianie wolnych terminów.

Jak podkreślają wszystkie placówki, pierwszym krokiem jest udział w szkoleniu online organizowanym cyklicznie w ramach Akademii Centrum e-Zdrowia. Drugim – kontakt z dostawcą oprogramowania, który pomoże w konfiguracji systemu oraz podpowie, jak udostępniać terminy. I to od relacji z serwisem dostawcy IT zależy bardzo dużo. Placówki, które sprawnie uruchomiły CeR podkreślają ogromne znaczenie pomocy ze strony informatyków.

Trzecim krokiem jest ustalenie harmonogramu pracy. Całość wdrożenia, przy dobrej organizacji pracy, nie powinna zająć dłużej niż kilka tygodni. Najważniejsze jest przygotowanie terminarza w taki sposób, aby odróżnić sloty czasowe na wizyty pierwszorazowe od tych kolejnych oraz wprowadzić podział na przypadki „pilne” i „stabilne”. Tylko pierwszorazowe wizyty będą integrowane z CeR. W niektórych przypadkach oznacza to reorganizację od lat ustalonego porządku w kalendarzu. Czasy trwania wizyt trzeba ujednolicić, nie można umieszczać kilku osób w jednym slocie, dane pacjenta muszą być pełne, w tym przede wszystkim numer telefonu komórkowego.

– To ten etap jest najbardziej frustrujący, ale jeśli dobrze się wszystko zaplanuje, potem już pójdzie jak z płatka – zgodnie twierdzą nasi rozmówcy.

Dobry dostawca IT pomoże w szybkim uruchomieniu CeR

Na telefon pacjenta wysyłane jest potwierdzenie SMS-em, dlatego ważne jest, aby numer telefonu był poprawnie wprowadzony. Wiele placówek wcześniej na kartotece pacjenta notowało dwa numery dla pewności. Teraz może być tylko jeden. To właśnie błąd numeru telefonu jest jednym z najczęściej popełnianych błędów. A jeśli pacjent ma już kartotekę, to przy umawianiu w ramach CeR trzeba ją przejrzeć i skorygować.

Techniczna integracja z platformą P1 oraz konfiguracja połączenia z AP-KOLCE to już zadanie dla dostawcy IT. Pomoże on też zautomatyzować korekty w istniejących rezerwacjach, zinterpretować komunikaty błędów, jakie mogą pojawić się na początku, oraz przeszkolić personel.

Placówki, które miały dedykowanego opiekuna IT, przechodziły wdrożenie zdecydowanie sprawniej. Dobre firmy IT mają już ogromne doświadczenie z CeR i gotowe wzorce wdrożeń z instrukcją obsługi krok po kroku.

– Na początek pojawi się wiele nieprzewidzianych sytuacji, dlatego warto uruchomić szybki kanał komunikacji dla personelu rejestracyjnego oraz opiekuna IT, przykładowo w komunikatorze internetowym – radzi jedna z placówek. Na oswojenie się z nowym sposobem rejestracji, trzeba sobie dać kilka tygodni.

Techniczne uruchomienie to jedno. Drugie to edukowanie pacjentów

Pacjenci będą mieli na początku wiele pytań. Jeśli nie ma aktualnie wolnych terminów (z obecnych trzech obsługiwanych zakresów usług w CeR, dotyczy to obecnie tylko kardiologii), pacjent trafia do tzw. Poczekalni. Pacjenci nie wiedzą, co to oznacza i często pytają, kiedy będą w końcu umówieni. Tymczasem ani sam pacjent, ani podmiot medyczny nie mogą sprawdzić, jak długo pacjent będzie musiał czekać. Niektóre placówki twierdzą, że pacjenci dzwonią wielokrotnie pytając, czy już mają termin. Ten jednak zostanie przesłany SMS-em, kiedy zostanie przydzielony. Dla rejestracji, CeR oznacza często dodatkową pracę, bo jeśli placówka nie ma wolnych terminów, pacjenci proszą o umówienie w innej. Nie wszyscy potrafią to zrobić samodzielnie przez IKP albo aplikację mojeIKP.

Jeśli brakuje terminów, pacjent może określić preferencje, według których zostanie dopasowany termin. Należy pamiętać, że każdy dodatkowy warunek spowoduje, że czas oczekiwania na termin może się wydłużyć. Brak zgłoszenia się na wizytę też wiąże się z konsekwencjami – pacjent trafia na koniec kolejki. Odwołać termin można za pomocą SMS-a, odpowiadając na przypomnienie o wizycie, albo przez IKP. Od lipca, kiedy CeR będzie obowiązkowa dla wszystkich placówek, pojawi się dodatkowa możliwość: za pomocą bota AI. Jak przyznają świadczeniodawcy, społeczeństwo jeszcze musi się nauczyć, jak działa CeR. Czy skróci kolejki? Wiele placówek jest sceptycznych, ale na efekty trzeba będzie poczekać. Mimo początkowego nakładu pracy, wiele podmiotów docenia uporządkowanie terminów w kalendarzu i to, że pacjent czeka w jednej, centralnej kolejce.

Czytaj także: Jak wdrożyć Centralną e-Rejestrację? Case study NZOZ FARMED