Biurokracja kradnie czas lekarzom. Jak ją ograniczyć?

Nawet 50% czasu pracy lekarza pochłaniają obowiązki administracyjne: raportowanie, notatki w EDM, wystawianie recept i skierowań. Dobrze wdrożone systemy IT mogą zmniejszyć ten odsetek o kilka punktów procentowych, co przekłada się na oszczędność kilkudziesięciu minut dziennie oraz wyższy komfort pracy.

1. Automatyzacja dokumentacji medycznej

W tempie pracy lekarze często nie mają czasu na dobrą konfigurację systemu IT. A taka może zaoszczędzić nawet do kilku minut na wizycie. Dobre systemy IT mają rozbudowane opcje pozwalające personalizować system w zależności od procedur pracy, projektować formularze wywiadów medycznych, korzystać z baz danych ułatwiających wystawianie recept i szukanie informacji o lekach, drukować wskazówki dla pacjentów, automatycznie uzupełniać informacje itd. Dla bardziej zaawansowanych są też dostępne opcje dyktowania notatek. Najważniejsze jest takie ustawienie pulpitu pacjenta, aby wszystkie informacje były widoczne na pierwszy rzut oka. Każde ograniczenie liczby kliknięć czy przełączeń pomiędzy oknami przelicza się na mniej czasu przed komputerem.

2. Udrożnienie komunikacji z pacjentami

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na stronie internetowej, predefiniowane automatyczne odpowiedzi e-mail, rejestracja on-line na wizytę, telekonsultacje, automatyczne płatności w przypadku świadczeń prywatnych – nie trzeba czekać na AI, aby już automatyzować pracę. Do tego część pacjentów można przyjąć on-line, np. w przypadku mniej skomplikowanych problemów albo konieczności wystawienia e-recepty na kontynuację leczenia. Zaleca się zarezerwować dedykowane godziny w kalendarzu, oddzielając wizyty osobiste i wirtualne oraz zachowując odpowiedni balans między nimi.

3. Usprawnienie planowania i umawiania wizyt

Internetowa rejestracja to najprostszy sposób na zaoszczędzenie czasu, ponieważ cały proces wyboru terminu wizyty według osobistych preferencji przeprowadza samodzielnie pacjent. Korzyści są obustronne: mniejsza liczba telefonów w placówce i większa elastyczność w zarządzaniu kalendarzem po stronie pacjenta. Dostępne dane sugerują, że 20% pacjentów jest gotowych od razu skorzystać z e-rejestracji. To oznacza 20% mniej czasu spędzonego na odbieranie telefonów. Jeśli gabinet otwarty jest 6 godzin, przelicza się to na kilkanaście minut mniej na telefony. Idealnym rozwiązaniem jest zaoferowanie rejestracji on-line przez aplikację mobilną, która przyda się też do innych celów, jak np. przekazywanie e-recept albo komunikacja z pacjentem.

4. Predykcja kolejek i zarządzanie ruchem pacjentów

No-shows, pilne przypadki i pacjenci wymagający większej uwagi – w tym badań przeprowadzonych na miejscu – często powodują, że cała organizacja dnia pracy nagle się sypie. Efekt: pacjenci czekają dłużej w kolejce niż planowali, robi się napięta i nerwowa atmosfera. Pewne wzorce zaburzeń rytmu wizyt można wychwycić z meta-analiz danych kalendarza. Takie narzędzia klasy business intelligence posiadają już niektóre systemy IT, wychwytując niewidoczne gołym okiem wzorce. Wnioski mogą okazać się przydatne w jeszcze lepszym zaplanowaniu dnia pracy. Na ich podstawie można wprowadzić kilka udoskonaleń. Przykładowo, określić np. ograniczenia dotyczące odwołania on-line wizyty (np. nie później niż 48 godzin przed wizytą) albo zaplanować dodatkowe interwały czasu na przypadki pilne dopasowane do sezonów grypy i przeziębienia.

5. Integracja danych w ramach całej ścieżki opieki nad pacjentem

Oczywistość, którą trudno czasami zrealizować: im większa integracja pomiędzy różnymi systemami IT, tym łatwiejsza praca. Jeśli dane z laboratorium od razu spływają do systemu gabinetowego, a do tego są od razu oznaczane w przypadku wartości poza normą, duża część zadań administracyjnych z tym związanych odpada. Integracja danych ma jeszcze większe znaczenie w przypadku opieki koordynowanej, bo pozwala śledzić etap opieki i dane/zalecenia wprowadzane przez innych specjalistów.

6. Włączanie pacjenta w proces leczenia

Pacjentów można podzielić na dwie grupy: biernych odbiorców usług medycznych i aktywnych uczestników procesu leczenia. Dodatkowe zaangażowanie tej drugiej grupy można wykorzystać, włączając proaktywnych pacjentów w proces opieki, np. zachęcając do wprowadzania wyników pomiarów ciśnienia krwi i robienia notatek, które mogą mieć znaczenie w diagnozie. I znowu w tym przypadku idealnym narzędziem jest aplikacja mobilna łącząca pacjenta z placówką medyczną, w której przy okazji można też zamawiać recepty i realizować telekonsultacje.

7. Ułatwienia w wystawianiu recept

Większość wizyt kończy się wystawieniem recepty. Najnowszej klasy systemy IT mają już rozwiązania AI do podsumowywania informacji o lekach czy nawet podpowiadające, jakie badania laboratoryjne należy zlecić pacjentowi przed przepisaniem leku na receptę. Opcje takie jak kopiowanie recept w przypadku chorych przewlekle to już standard. Kolejne kilkanaście sekund można zaoszczędzić sięgając do narzędzi pomagających uzupełniać dawkowanie leków.

8. Przemyślenie procedur pracy

Systemy kolejkowe z biletami (numerami) ze zintegrowanymi wyświetlaczami w gabinecie porządkują przyjęcia w dużych placówkach medycznych, wprowadzając większą transparentność kolejek i zmniejszając frustrację pacjentów. Choć w małych gabinetach osobiste zaproszenie do gabinetu jest z reguły lepszą opcją, w przychodniach numery sprawdzają się lepiej – kiedy wyświetla się kolejny numer, lekarz może w międzyczasie otworzyć kartotekę pacjenta. Jeśli pacjent przychodzi z papierową dokumentacją medyczną (zmiana lekarza, nowe wyniki badań albo zaświadczenia), jej digitalizację ułatwi specjalny skaner.

9. Aktualizacja systemów IT

Oprogramowanie gabinetowe i rozbudowane systemy informatyczne mają coraz więcej funkcji ułatwiających obsługę pacjenta. Najwięksi dostawcy IT wypuszczają co roku aktualizacje zawierające zmiany dopasowujące system do nowych wymagań administracyjnych, ale także uwzględniające zgłoszenia klientów. Warto poświęcić 1–2 godziny miesięcznie na zapoznanie się z listą zmian w nowej wersji systemu albo umówić spotkanie z opiekunem IT, który poradzi, jakie nowe funkcje pozwolą jeszcze lepiej zorganizować pracę.

Czytaj także: Jak podnieść jakość danych w EDM? Kluczowe są 4 poziomy