Jak podnieść jakość danych w EDM? Kluczowe są 4 poziomy

Jakość dokumentacji danych pacjenta wpływa na jakość i dokładność diagnozy oraz leczenia. Jednak aż 10% e-kartotek medycznych może zawierać poważne błędy. Jak je wyeliminować?

Higiena gromadzenia danych ma znaczenie

Do czasu kiedy wszystkie placówki medyczne w Polsce przejdą na EDM – a to może potrwać jeszcze kilka lat – lekarze skazani są na czasochłonne sięganie do danych z różnych źródeł i systemów, zadawanie pacjentom tych samych pytań i powielanie badań laboratoryjnych. Ale to – wbrew pozorom – nie jest największy problem, bo większość pacjentów przez lata chodzi do tego samego lekarza lub przychodni, a w przeważającej liczbie przypadków problem medyczny jest rozwiązywany przez lekarza rodzinnego, bez konieczności koordynacji procesu leczenia pomiędzy różnymi placówkami i lekarzami specjalistami.

Większym wyzwaniem, o którym rzadko się mówi, jest jakość danych gromadzonych w e-dokumentacji medycznej. Jak wynika z badań opublikowanych przez MyData, aż 80% danych to luźne zapisy, które nie są w żaden sposób ustrukturyzowane. Pozostałe 20% – i są to najczęściej dane sprawozdawcze, wyniki badań laboratoryjnych oraz zażywane leki – ma formę ustandaryzowaną.

W tych 80% znajdują się notatki lekarzy zawierające skróty i akronimy o różnych formach zapisu, samodzielnie tworzone formularze, zdjęcia dokumentacji medycznej. Brak strukturyzacji danych prowadzi dalej do dublowania wpisów albo wprowadzania danych w różnych miejscach – lekarze albo personel medyczny, nie mogąc odnaleźć szukanych informacji, zapisują je ponownie. Badania sugerują, że aż jedna trzecia danych w e-kartotekach pacjentów jest zbędna.

Ze względu na ich objętość, różnorodność i brak uporządkowania, dane te rzadko kiedy są powtórnie wykorzystywane przez lekarzy albo do celów statystycznych.

Uwaga na systemy IT o przestarzałej architekturze

Kolejnym problemem są przestarzałe technologie. O ile systemy dużych dostawców IT są na bieżąco aktualizowane i dopasowywane do obowiązujących wymogów interoperacyjności (SNOMED, HL7, ICD), to zwłaszcza małe gabinety nadal polegają na oprogramowaniu niedopasowanym do standardów. Nawet jeśli taki system pozwala rozliczyć się z płatnikiem, to może mieć ograniczone możliwości rozwoju albo analiz danych.

Nie ma też co ukrywać, że kartoteki medyczne zawierają błędy. Z badania Frequency and Types of Patient-Reported Errors in Electronic Health Record Ambulatory Care Notes opublikowanego w czerwcu 2020 roku wynika, że 25% pacjentów mających dostęp do swoich danych, znalazło w nich błędy. Szacuje się, że 10% kartotek pacjentów zawiera poważne pomyłki, które negatywnie wpływają na proces podejmowania decyzji klinicznych. Ich całkowite wyeliminowanie u źródła jest trudne, bo błędy ludzkie występują w każdym zawodzie.

Jak poprawić jakość danych?

Digitalizacja pozwoliła znacznie podnieść jakość danych m.in. dzięki wprowadzeniu słowników (np. baz leków, badań laboratoryjnych, dawkowania itd.), standardów (pola tekstowe i liczbowe o określonej strukturze), narzędzi kopiowania danych oraz mechanizmów kontrolnych i algorytmów blokujących wpisywanie błędnych wartości. Automatyzacja i kompatybilność systemów IT znacznie ułatwiła pracę z dokumentacją, poprawiając jej czytelność i interpretowalność.

Niektórych błędów trudno uniknąć, ale można zmniejszyć ich negatywny wpływ na decyzje, opracowując procedury pracy. Ważnym elementem jest też zaangażowanie pacjenta, który najlepiej wie, czy zebrane dane są prawidłowe, czy nie.

Oto kilka sposobów, jak zadbać o jakość danych elektronicznych w placówce zdrowia:

• Pełne przejście na EDM i indeksowanie zdarzeń medycznych zgodnie z wymaganiami;
• Korzystanie z systemów IT zaufanych dostawców IT;
• Systematyczna aktualizacja oprogramowania;
• Znajomość ustawień systemowych pozwalających zwiększych jakość danych, np. poprzez uruchomienie mechanizmów kontrolnych;
• Korzystanie ze słowników globalnych i lokalnych z ograniczeniem luźnych notatek;
• Korzystanie z opcji kopiowania dokumentów z możliwością ich edycji (np. odnowienie recepty dla pacjenta z chorobą przewlekłą, nowy IPOM itd.);
• Wypracowanie standardów wprowadzania danych dla określonych grup pacjentów;
• Weryfikacja danych poprzez zadawanie pacjentowi pytań sprawdzających przy podejmowaniu krytycznych decyzji klinicznych;
• Wdrożenie aplikacji mobilnych umożliwiających pacjentom wgląd do ich danych (pacjent jako dodatkowe ogniowo weryfikacyjne) oraz dwustronną komunikację pomiędzy lekarzem a pacjentem w przypadku wątpliwości;
• Promowanie wśród pacjentów przeglądania własnych danych (edukacja);
• Przejście na rozwiązania chmurowe;
• Szkolenia personelu oparte na najczęściej popełnianych błędach;
• Systematyczna kontrola jakości danych w EDM;
• Dokumentacja wykrytych błędów (np. podczas generowanie rozliczeń z NFZ, przeglądania danych przez lekarza) na potrzeby szkoleń.

Czytaj także: No shows. Jak ograniczyć liczbę nieodwołanych wizyt pacjentów?