Integracja z Centralną e-Rejestracją. Porady eksperta

Jak wygląda integracja terminarza placówki z Centralną e-Rejestracją? Jak szybko podłączyć się do systemu? Rozmawiamy z Adrianem Kozakiem z Wydziału Wdrożeń i Wsparcia Biznesowego KAMSOFT S.A., oddział w Lesznie.

Co trzeba zrobić w pierwszej kolejności, aby podłączyć się co CeR?

Myślę, że najważniejsze jest poznanie, czym tak na prawdę jest i jakie założenia ma CeR. Pomóc w tym mogą webinary organizowane przez Centrum e-Zdrowia, NFZ czy też dostawców oprogramowania, jak KAMSOFT. Wiele zależy tutaj od zakresu działalności świadczeniodawcy. Obecnie jako pierwsze do CeR włączane są poradnie kardiologiczne oraz świadczenia w ramach programów profilaktycznych, jak mammografia i cytologia. W każdym z tych zakresów proces ten przebiega w inny sposób.

Kolejnym elementem jest kontakt z dostawcą oprogramowania i poznanie możliwości, jakie oferuje w ramach integracji z CeR. Podczas takiej rozmowy możemy klientom wyjaśnić wszystkie wątpliwości co do wdrożenia Centralnej Rejestracji. Zachęcamy naszych klientów, żeby nie czekali z podłączeniem do CeR do ostatniego momentu. Zwłaszcza na początku zdarzają się różnego rodzaju błędy popełniane przez rejestrację, a NFZ informuje, że od 1 lipca 2026 r. będzie płacić wyłącznie za świadczenia, które będą umawiane przez Centralną e-Rejestrację.

Jak od strony technicznej przebiega krok po kroku integracja systemu IT z Centralną e-Rejestracją?

Pierwszym krokiem jest spotkanie z klientem i weryfikacja grafików oraz omówienie procesu rejestracji pacjentów, jaki stosują do tej pory. W takim przypadku przed wdrożeniem zalecam klientom wyznaczenie koordynatora, który będzie odpowiadał za całość procesu. W przypadku systemów KAMSOFT, takich jak KS-SOMED czy KS-PPS, od strony technicznej wymagane jest posiadanie uruchomionej usługi KS-EDM SUITE oraz rejestrowanie zdarzeń medycznych.

Po przygotowaniu grafików i niezbędnej konfiguracji w systemie, następuje tzw. import inicjalny, czyli wysłanie z systemu medycznego swoich grafików wraz z zapisanymi już pacjentami. Centrum e-Zdrowia stosuje tutaj wiele walidacji, więc zwłaszcza w przypadku wizyty kardiologicznej, gdzie rezerwacji bywa dużo, niektóre terminy wizyt wracają z błędami.

Na tym etapie uważam, że bardzo ważna jest współpraca świadczeniodawcy z dostawcą IT, ponieważ można przeanalizować te błędy i ustrzec się ich w przyszłości. Po zakończeniu importu z sukcesem, przeprowadzamy zwykle szkolenie dla personelu placówki – proces rejestracji po dołączeniu do CeR ulega pewnym zmianom. W poradni kardiologicznej najistotniejsze jest to, że pacjentów pierwszorazowych możemy umawiać jedynie na najbliższe 40 dni, a jeżeli nie mamy dostępnych terminów, to dodajemy pacjenta do poczekalni.

Zakończeniem tego etapu wdrożenia jest aktywacja miejsca udzielania świadczeń, po czym harmonogramy są już dostępne na zewnątrz.

„Niektóre wdrożenia trwają kilka godzin, ale
są i takie, które rozciągają się na miesiące.”

– Adrian Kozak, KAMSOFT S.A.

Ile czasu trzeba zaplanować na to, aby uruchomić CeR?

Czas potrzebny do wdrożenia zależy tutaj od kilku czynników: od zakresu, jaki chcemy wdrożyć, od liczby rezerwacji w danej poradni czy też przede wszystkim od zaangażowania danej placówki. Najdłużej zazwyczaj trwają wdrożenia w przypadku poradni kardiologicznej. Zdarzają się poradnie kardiologiczne, gdzie rezerwacji jest kilkadziesiąt, a są też takie, gdzie jest ich kilka tysięcy.

Najkrótsze wdrożenie w przypadku małej poradni kardiologicznej zakończyło się w ciągu dwóch godzinnych spotkań z klientem. Było też takie, gdzie wprowadzenie koniecznych zmian w terminarzach zajęło klientowi kilka miesięcy, ale to raczej wyjątek. Przeciętnie cały proces wdrożenia od rozpoczęcia do aktywacji miejsca udzielania świadczeń zajmuje około tygodnia.

Co jest najczęstszym problemem podczas wdrażania CeR?

Istotnym wyzwaniem jest zrozumienie, że w procesie Centralnej Rejestracji biorą udział cztery strony: świadczeniodawcy, dostawcy oprogramowania, Centrum e-Zdrowia i pacjenci. Dla wszystkich, zwłaszcza na początku okresu pilotażu, było to coś nowego. Trudności może przynieść zrozumienie i dostosowanie się do zmian w planowaniu harmonogramów przyjęć i procesu rejestracji pacjentów.

Po stronie klientów ważne jest też zrozumienie, że nie wszystko zależy od firmy IT i niektóre problemy muszą zgłaszać do Centrum e-Zdrowia.

Jakie trzy elementy decydują o szybkim i sprawnym przejściu przez ten proces?

Po pierwsze, zaangażowany zespół personelu klienta (zwłaszcza rejestracja + lider/koordynator wdrożenia). Po drugie, uporządkowane harmonogramy, realistyczne czasy wizyt w grafikach – jeżeli harmonogramy są chaotyczne, żaden system tego nie „naprawi”. I po trzecie, weryfikacja i nieignorowanie komunikatów oraz zgłaszanie opiekunom IT pojawiających się błędów od samego początku, bo często można je szybko rozwiązać.

Kiedy już wdrożenie się kończy, z jakimi pytaniami najczęściej dzwonią do Pana klienci?

Od początku pilotażu odebraliśmy już tysiące telefonów. Najczęściej jest to weryfikacja pojawiających się błędów podczas zapisu rezerwacji, ponieważ od początku pilotażu dodawane są kolejne walidacje.

Często pojawiają się też problemy w przypadku wizyt, które miały zmieniony termin. Dochodzi wtedy do sytuacji, że pacjent w systemie gabinetowym jest zapisany na termin A, a w Centralnej Rejestracji na termin B, co powoduje często konflikty na linii klient-pacjent. Dlatego bardzo istotna jest weryfikacja pojawiających się komunikatów podczas zapisu pacjentów.

Każda placówka ma swój sposób organizacji terminarza wizyt. Czy wymaga to dużej zmiany w związku z CeR?

Wdrożenie CeR zazwyczaj nie wymaga całkowitej zmiany sposobu prowadzenia terminarza wizyt w placówce, ale w wielu przypadkach wymusza jego uporządkowanie i większą konsekwencję w działaniu. Jeśli grafiki są już przejrzyste, aktualne i oparte na jasno zdefiniowanych typach wizyt, zmiany będą niewielkie i sprowadzą się głównie do dostosowania szczegółów.

Część klientów prowadzi dokładnie harmonogramy, weryfikuje dane pacjentów, właściwie wprowadza dane o rezerwacji czy skierowaniu itd. Takie podejście zdecydowanie ogranicza liczbę błędów podczas importu inicjalnego i wtedy nie wymaga dużych zmian. 

Ważne jest to, że w Centralnej Rejestracji musimy podzielić harmonogramy w terminarzu na pacjentów pierwszorazowych stabilnych, pilnych, uprzywilejowanych oraz tych kontynuujących leczenie. Część placówek tego typu podział stosowała już wcześniej, ale bywają też takie, które w grafikach stosowały tylko jeden rodzaj slotu. W takim przypadku wiąże się to z większym nakładem pracy.

W jaki sposób placówka może przygotować się do wdrożenia przed techniczną integracją z CeR?

Kluczowe jest przeanalizowanie obecnego procesu rejestracji wizyt i określenie, które terminy oraz usługi zostaną udostępnione pacjentom przez CeR. Następnie należy przygotować i uporządkować harmonogramy pracy, tak aby były one aktualne, spójne i oparte na realistycznych czasach wizyt. W wielu placówkach zdarzało się, że na jedną godzinę jest umówionych np. dwóch pacjentów. Równolegle warto zweryfikować jakość danych w systemie, w tym informacje o personelu, poradniach, które mają być udostępnione.

Placówka może już wcześniej dostosować swoje terminarze do wymagań CeR, przykładowo wyodrębniając w harmonogramach określone sloty. Jest to ważne, ponieważ od 1 sierpnia system obejmie 8 kolejnych świadczeń, czyli pierwszą wizytę u angiologa lub chirurga naczyniowego, lekarza chorób zakaźnych, endokrynologa, lekarza chorób wątroby, lekarza chorób układu odpornościowego, nefrologa, neonatologa, lekarza chorób płuc.

Dlatego zalecamy klientom, którzy udzielają tych świadczeń, żeby już te zmiany wprowadzali w swoich harmonogramach.

Czytaj także: Proporcja wizyt odwołanych do nieodwołanych w Centralnej e-Rejestracji to ponad 5:1