Komputer w gabinecie lekarskim. Jak ułatwić sobie pracę?

Komputer frustruje zamiast pomagać albo zabiera zbyt dużo czasu podczas wizyty pacjenta zamiast go oszczędzać? Oto kilka zasad, które pomogą to zmienić.

1. Nigdy nie przedkładaj komputera ponad pacjenta

Pacjent szybko to zauważy i zinterpretuje negatywnie jako brak zainteresowania. Niezależnie od biegłości obsługi komputera, priorytetem jest poświęcenie uwagi problemowi pacjenta.

Liczne badania potwierdzają, że zbyt długi czas spędzony na wpatrywaniu się w ekran podczas konsultacji obniża jakość komunikacji i satysfakcję z wizyty. Istnieją dwie szkoły prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej – zapisywanie danych podczas rozmowy z pacjentem albo podział wizyty na rozmowę i notatki w komputerze (z opcją dopytywania). Druga metoda sprawdza się lepiej, pozwalając się skupić na jednym zadaniu i utrzymać przez kilka minut nieprzerwany kontakt wzrokowy z pacjentem, co z kolei zwiększa zaangażowanie pacjenta i zaufanie.

Drugą metodą jest częściowe skierowanie ekranu w stronę pacjenta, co wymaga aktywnego odwracania głowy przez lekarza w kierunku rozmówcy. Z psychologicznego punktu widzenia to o wiele lepsze podejście niż „zerkanie zza ekranu komputera”.

2. Zarezerwuj czas na szkolenia zamiast uczyć się na bieżąco

Nowe funkcje w systemie IT? Nowy pracownik? Z braku czasu często rezygnuje się ze szkoleń albo przyjmuje zasadę, że wszystkiego i tak pracownicy nauczą się z praktyki. To najszybsza droga do błędów, nieefektywnej pracy z braku znajomości udogodnień wprowadzanych nowymi wersjami oprogramowania i zmęczenia informatyzacją. Tymczasem jedna nowa funkcja może znacznie ułatwić czynność, która zajmowała wcześniej zbyt wiele czasu.

Oszczędzanie na onboardingu IT nowego pracownika szybko się zemści. Dobre firmy IT prowadzą bezpłatne webinary i szkolenia z nowych funkcji oraz mają profile w mediach społecznościowych, gdzie dzielą się informacjami o nowych, praktycznych funkcjach i nowościach. System IT to nie dodatek – to integralne narzędzie pracy.

3. Nadmierne poleganie na szablonach

Z czasem każdy lekarze wypracowuje sobie własną ścieżkę przechodzenia z zakładki na zakładkę systemu i kolejność, w jakiej notowane są dane w EDM, wystawiane skierowania albo recepty. Nie ma jednej metody pracy. Od czasu do czasu warto zastanowić się, czy przyzwyczajenie pracy z systemem nie determinuje rozmowy z pacjentem i nie przeszkadza w personalizacji komunikacji.

Niektóre badania potwierdzają, że nadmierne korzystanie ze standardowych szablonów prowadzi do komunikacji zorientowanej na zadania, gdzie priorytetem jest wypełnianie kolejnych pól w systemie. To najkrótsza droga do tego, aby pacjenci poczuli się traktowani z góry. Jeśli jednak wypełnienie wywiadu jest konieczne, warto wprowadzić do rozmowy techniki aktywnego słuchania i przykładowo zadawać uzupełniające pytania, których nie ma w szablonie.

4. Wykonywanie zadań biurowych przeznaczonych dla personelu pomocniczego

Lekarze zbyt często biorą na siebie notowanie danych administracyjnych, które równie dobrze może wprowadzić personel pielęgniarski albo rejestracyjny. Przykładem jest radzenie pacjentowi, w jakiej aptece dostępny jest lek albo gdzie umówić się do specjalisty ze skierowania. Pacjenta chorego przewlekle może zbadać pielęgniarka wprowadzając odpowiednie dane w EDM, albo nawet wypisać receptę.

Standardem jest sprawdzanie przez rejestrację aktualności danych pacjenta albo wstępne pytanie o powód wizyty, na podstawie czego można zdecydować o wykonaniu badań, zanim pacjent wejdzie do gabinetu lekarza. Systemy IT znacznie ułatwiły rozliczenie z NFZ – gdy dane są prawidłowo zarejestrowane, raporty sprawozdawcze generują się automatycznie.

5. Akceptowanie zakłóceń spowodowanych pracą z komputerem jako normy

Jednym z największych błędów jest przyzwyczajenie się do nieefektywnej pracy, przesunięcie całej winy na komputer i zaakceptowanie, że „informatyzacja przeszkadza, a nie pomaga”. W skrajnych sytuacjach może to prowadzić do wypalenia zawodowego.

Wiele niedogodności w pracy da się wyeliminować poprzez szkolenia, śledzenie informacji o nowościach w systemie, kontakt z serwisem dostawcy IT albo po prostu zapytanie innych lekarzy-kolegów, jak udało im się rozwiązać dany problem. Czasami może okazać się konieczna zmiana systemu IT, ale w dłuższej perspektywie – jeśli jest uzasadniona – szybko zwróci się w postaci większego komfortu pracy.

6. Ignorowanie automatyzacji

Automatyczne podpowiedzi dawkowania w systemie IT, automatyczna kopia zapasowa danych w chmurze, kopiowanie recepty, podsumowania opisów leków przez AI, pulpity koordynatora dla opieki koordynowanej w POZ, automatyczne przypomnienia o wizytach – dostawcy IT prześcigają się w wymyślaniu funkcji, które sprawią, że ich systemy będą łatwiejsze w obsłudze i dzięki temu lubiane przez lekarzy. Każda taka funkcja może zaoszczędzić kilkanaście a nawet kilkadziesiąt sekund wizyty, co kumuluje się w nawet kilkadziesiąt minut dziennie. Wszystko zależy od podejścia: jeśli potraktujemy system IT jako narzędzie, będziemy go kreatywnie wykorzystywać, a jeśli jako przymus – korzystanie z niego ograniczymy do minimum i zaprzepaścimy szanse związane z informatyzacją.

Czytaj także: Jak przeprowadzić onboarding IT nowych pracowników?