Terminarz plus. Korzyści z analizy przepływu pacjentów

Placówki medyczne nadal zbyt rzadko wykorzystują analizy typu business intelligence do monitorowania działalności i podejmowania decyzji zarządczych. Tymczasem analiza danych z terminarza wizyt daje wgląd w wąskie gardła organizacyjne, pomagając poprawiać przychody, optymalizować czas pracy lekarzy i zwiększać satysfakcję pacjentów.

Terminarz w systemie IT to centralne miejsce zarządzania wizytami. Dla rejestracji i lekarzy to rutynowe narzędzi pracy, a dla menedżerów – cenne źródło informacji nadal rzadko wykorzystywane do analiz biznesowych i zarządczych. Z ostatniego badania Centrum e-Zdrowia wynika, że wykorzystywanie narzędzi Business Intelligence w ramach prowadzonej działalności deklaruje tylko 5,4% badanych placówek.

Tymczasem wskaźniki takie jak liczba utraconych wizyt, źródła rejestracji czy szacowana wartość wizyt pokazują wykorzystywanie potencjału danej placówki i zatrudnionego w niej personelu, pomagając podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów, zmian organizacyjnych czy nowych strategii obsługi pacjenta.

Jednak wyciągnięcie tych danych w placówkach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej nie jest łatwe. W takim przypadku pomocne są narzędzia analityki biznesowej. Jednym z nich jest nowy serwis Terminarz+ oferowany przez dostawcę rozwiązań IT dla ochrony zdrowia KAMSOFT S.A.

Jak działa analiza wizyt?

Terminarz+ pozwala monitorować kluczowe wskaźniki powiązane z rejestracją pacjentów w oparciu o terminy udostępnione w rejestracji tradycyjnej oraz rejestracji on-line. Z jego pomocą można prowadzić analizy danych (tzw. small data) przykładowo dotyczące liczby i struktury umawianych wizyt, obłożenia lekarzy, liczby oraz potencjalnej wartości utraconych terminów, liczby wolnych terminów itd.

Serwis Terminarz+ przedstawia wszystkie analizy wizyt w formie łatwych do interpretacji dashboardów. Dane można dowolnie filtrować pod względem lokalizacji placówek, lekarzy, rodzaju i statusu wizyty. System pokazuje m.in. liczbę wolnych terminów na dany dzień ze wskazaniem lekarzy, którzy mają ich najwięcej, liczbę utraconych wizyt i ich szacowaną wartość. Analizuje wizyty udostępnione w rejestracji on-line w ujęciu ilościowym i procentowym, zajętość terminów ogólnie i on-line. Dostarcza szczegółowych informacji na temat tego, którzy lekarze mieli najwięcej wizyt (wykonanych, niezrealizowanych, umówionych, anulowanych przez pacjenta lub przez placówkę, odrzuconych) z informacją o źródle rezerwacji i podziałem na formę wizyt (tradycyjna, telefoniczna, on-line) i ich płatników.

Dane z terminarza są punktem wyjścia do opartych na faktach decyzji organizacyjnych

5,4% placówek, które zgodnie z badaniem Centrum e-Zdrowia wykorzystują analitykę biznesową, najczęściej analizuje wskaźniki kosztowe:

• przychody i koszty poszczególnych jednostek organizacyjnych (62,4% badanych);
• rozliczanie i analiza kosztów przypadających na pojedynczego pacjenta (22,6%);
• poprawność kodowania wykonanych usług poprzez porównanie przebiegu leczenia z przypisanym kodem rozliczenia z płatnikiem (16,2%).

Rzadko kiedy monitorowane są wskaźniki, które pozwalają lepiej zrozumieć źródła przychodów i kosztów, w tym m.in. determinujące je przepływ pacjentów. Korzystając z serwisu Terminarz+ można otrzymać odpowiedzi na takie pytania jak:

• Czy pacjenci umawiają się chętniej do danego lekarza on-line czy tradycyjnie?
• Czy w związku z wysokim wykorzystaniem terminów on-line warto udostępnić je w większej liczbie?
• Jakie procent wizyt pacjenci odwołują lub nie pojawiają się na nich?
• Jak wygląda rozkład wizyt, które się nie odbyły?
• W której poradni i do którego lekarza było najwięcej tzw. no-shows?
• Jaka jest wysokość utraconych przychodów tytułem odwołanych wizyt?
• Jaka jest wysokość przychodów z wybranych grup wizyt?
• Jak wyglądała realizacja wizyt refundowanych (NFZ)?
• Gdzie placówka traci terminy, a gdzie ich brakuje? itd.

Menedżer mający wgląd do wiedzy o strukturze wizyt, zyskuje lepsze rozeznanie w procesach organizacyjnych, dzięki czemu może skuteczniej podejmować decyzje organizacyjne dotyczące działalności placówki medycznej. Mogą one dotyczyć np. optymalizacji kosztów, zwiększania przychodów, lepszego zarządzania czasem pracy lekarzy, poprawy obsługi pacjentów itd.

Czytaj także: Poznaj wyniki badania stopnia informatyzacji placówek medycznych w 2023 roku