Jak testować innowacje w szpitalach? Radzą eksperci IMiD

Dodano: 17.06.2025


Instytut Matki i Dziecka zebrał porady dla firm planujących wdrażać albo testować swoje innowacje w szpitalach
Instytut Matki i Dziecka zebrał porady dla firm planujących testować pilotażowo swoje innowacje w szpitalach

Instytut Matki i Dziecka w Warszawie przygotował poradnik dla startupów i innowatorów planujących wdrożyć swoje rozwiązania w placówkach zdrowia. Świetna technologia to za mało – trzeba wiedzieć jak przygotować się do pilotażu, opracować odpowiednie dokumenty i przemyśleć model finansowania.

Szpitale nie chcą testować nowych technologii? To nieprawda

Polskim innowatorom nie brakuje pomysłów na nowe aplikacje dla pacjentów, rozwiązania sztucznej inteligencji wspomagające pracę personelu medycznego albo technologie mające podnieść jakość leczenia i obsługi pacjentów. Ale kiedy przychodzi do ich pilotażu w warunkach klinicznych, natrafiają na mur nie do przebicia – odmowy placówek medycznej na prośby współpracy. To jeden z najczęściej wskazywanych przez startupy problemów rozwoju innowacji. Bez możliwości przeprowadzenia testów, innowacja kończy swój żywot na etapie prototypu.

Powodów, dla których placówki medyczne nie chcą wdrażać innowacji, jest wiele: brak czasu, brak kadr, brak funduszy, niepewność dotycząca zgodności z prawem stosowania nowego rozwiązania, brak dowodów klinicznych. Grzechy popełniają też startupy, które nie wiedzą, jak działają placówki zdrowia i czego oczekują. Do Działu Wdrożeń – Centrum Innowacji i AI Instytutu Matki i Dziecka (IMiD) takich zapytań o współpracę trafia sporo, a część innowacji szpital chętnie testuje. Dlatego placówka postanowiła podzielić się swoimi doświadczeniami.

Według ekspertów IMiD, zanim innowacyjna firma skontaktuje się z placówką medyczną, musi zrobić dokładne rozpoznanie rynku, aby znaleźć pasujący do pilotażu podmiot. Następnym krokiem jest kontakt oficjalnymi kanałami, nigdy nie „po znajomości”. Szpitale to organizacje hierarchiczne, które muszą działać według określonych procedur. Tutaj nie ma miejsca na obchodzenie oficjalnych zasad.

Placówki zdrowia liczą na konkretne korzyści a nie ogólnikowe obietnice

W komunikacji ze szpitalem ważna jest rzeczowość, a nie marketingowy przekaz. Innowator musi dostarczyć opis rozwiązania zawierający informacje o funkcjach, mierzalnych korzyściach oraz stopniu zaawansowania technologii. Mówienie, że „nasze rozwiązanie AI znacznie poprawia komfort pracy personelu medycznego i zmniejsza czas pracy administracyjnej” jest na tyle abstrakcyjne, że raczej nie przekona dyrekcji, dla której liczą się korzyści i bezpieczeństwo rozwiązania.

Po stronie firmy chcącej wdrożyć rozwiązanie jest też przygotowanie wszystkich dokumentów formalizujących współpracę: umowy o zachowaniu poufności (NDA, non-disclosure agreement), umowy o współpracy, dokumentacji zgodnej z RODO, dokumentacji określającej zakres współpracy i odpowiedzialność stron w przypadku wystąpienia szkód. Jeśli projekt dotyczy badań klinicznych lub bezpośredniego kontaktu z pacjentem, trzeba też uwzględnić procedury w zakresie etyki, w tym złożyć wniosek do Komisji Bioetycznej, przygotować kompletną dokumentację badań (opis technologii, ryzyka, plany monitorowania).

„Według autorów raportu IMiD, największą szansę na udany pilotaż mają firmy, które profesjonalnie przygotowują plan komunikacji i dokumentację wdrożeniową, respektują procedury szpitalne i czas personelu, dbają o zgodność z wymogami bezpieczeństwa i prawa, aktywnie angażują personel medyczny, realistycznie podchodzą do finansowania, traktują współpracę partnersko, a nie jednostronnie.”

Po złożeniu wszystkich dokumentów, trzeba uzbroić się w cierpliwość, bo szpitale to organizacje, gdzie procedury są rozbudowane, a decyzje podejmowane kolegialnie. Jeśli wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie, rozpoczyna się prawdziwa praca. Przed startem pilotażu trzeba opracować szczegółowy plan działania, w tym cele, mierniki sukcesu i harmonogram. Nie odgórnie, ale razem z personelem. Po wyznaczeniu koordynatora projektu ze strony placówki, trzeba utrzymywać z nim stały kontakt.

Decyduje interoperacyjność, bezpieczeństwo i odpowiedzialność

Wdrożenie innowacji technologicznej musi zostać sformalizowane pod względem wymagań infrastrukturalnych (jaki sprzęt, licencje, integracje z HIS, RIS, LIS, PACS). Kluczowa jest interoperacyjność, aby nowe systemy płynnie współdziałały z istniejącymi rozwiązaniami – przykładowo z EDM – nie powodując dodatkowego obciążenia pracą. Oczywistością jest zapewnienie wysokich standardów bezpieczeństwa danych oraz zgodności z RODO.

Nie ma się co łudzić – pilotaże technologii rzadko są finansowane ze środków szpitali. Najczęstszym podejściem jest model pro bono (koszty pokrywa innowator) lub zewnętrzne finansowane z pomocą grantów, funduszy VC i programów publicznych. Tutaj wskazana jest pełna przejrzystość i przygotowanie np. analiz oszczędności, jakie szpital generuje korzystając z innowacji.

Poradnik Innowatora. Jak skutecznie współpracować ze szpitalami
Kliknij na okładkę, aby pobrać „Poradnik Innowatora. Jak skutecznie współpracować ze szpitalami”

Ogromnym błędem jest wykorzystanie pilotażu do autopromocji. Firma wdrażająca powinna uzyskać zgodę na stosowanie logotypów placówki medycznej i informacji o współpracy, np. w materiałach promocyjnych. Należy rzetelnie komunikować efekty pilotażu, unikając nadmiernej promocji lub zniekształcania rzeczywistości.

Transparentność powinna być utrzymywana do samego końca – każdy pilotaż musi być podsumowany raportem z mierzalnymi wynikami, które są omawiane podczas spotkania zamykającego kooperację. To dobry czas, aby omówić możliwość dalszej współpracy. Jednak jeśli pilotaż zakończył się fiaskiem, trzeba szczerze powiedzieć, co poszło nie tak oraz zastanowić się jak to poprawić – zwłaszcza jeśli pilotaż ma być przedłużony.

Eksperci IMiD podkreślają, że personel medyczny to kluczowi użytkownicy technologii i trzeba ich włączyć w proces projektowania i testowania innowacji od samego początku. To wymaga organizacji warsztatów i szkoleń oraz utrzymywania dialogu i zbierania informacji zwrotnych. Dobre relacje z lekarzami i pielęgniarkami mogą sprawić, że staną się oni ambasadorami rozwiązania. A to może zaważyć o jego wdrożeniu na szeroką skalę.