Centralna e-Rejestracja (CeR). Terminy, obowiązki i nowości

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o Centralnej e-Rejestracji. Na integrację z systemem placówki medyczne mają czas do 1 lipca 2026 r., inaczej mogą utracić finansowanie świadczeń z NFZ. Podsumowujemy najważniejsze informacje dla świadczeniodawców.

Centralna elektroniczna rejestracja (e-Rejestracja) zacznie obowiązywać już od 1 stycznia 2026 r. na pierwsze trzy świadczenia. Formalnie wprowadza ją w życie projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz niektórych innych ustaw. Pierwotnie CeR miała ruszyć w kwietniu 2024 roku. Zamiast tego uruchomiono pilotaż i przesunięto termin na kwiecień 2025 roku, a następnie na 1 stycznia 2026 roku.

Jest to jeden z największych projektów e-zdrowia w Polsce, zaraz obok elektronicznej dokumentacji medycznej. Dzięki niej ma się udać to, czego nie udało się zrobić innymi środkami – czyli skrócić kolejki do lekarzy. Idea jest prosta – zamiast obecnego podejścia, gdzie każda placówka ma swój kalendarz wizyt i pacjent musi obdzwaniać kilka przychodni, aby w ogóle dostać się do specjalisty, będzie jeden centralny kalendarz z wszystkimi wolnymi terminami we wszystkich przychodniach. W ten sposób pacjent dowie się m.in. że jest wolny termin u innego lekarza w okolicy, łatwo odwoła lub przesunie termin i dostanie przypomnienie o wizycie.

Aby system zadziałał, placówki medyczne muszą zintegrować się z systemem centralnym. Centralna e-Rejestracja obejmuje tylko świadczenia w ramach NFZ i nie dotyczy wizyt prywatnych.

Co to jest Centralna e-Rejestracja?

Centralna e-rejestracja (CeR) to jeden system rejestracji pacjentów na wybrane świadczenia zdrowotne, działający dzięki centralnej platformie teleinformatycznej, do której podłączone są placówki medyczne. Przez CeR, pacjenci mogą zapisać się na wizyty zarówno osobiście, telefonicznie, elektronicznie u danego świadczeniodawcy, jak i przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP).

Pacjentów czeka duża zmiana. Choć na razie przez CeR można umówić się na zaledwie trzy świadczenia, od 2029 roku rejestracja na każdą wizytę będzie odbywać się przez CeR.

Oprócz tego, że pacjent będzie mógł samodzielnie umawiać się na wizytę przez Indywidualne Konto Zdrowotne IKP, nowością jest też asystent głosowy (voicebot), który przypomni pacjentom o wizycie i pomoże w jej odwołaniu lub zmianie terminu. Voicebot będzie oddzwaniał do tych pacjentów, którzy nie mają możliwości odbioru wiadomości SMS, w trzech przypadkach:

• powiadomienie o umówieniu, odwołaniu, zmianie terminu wizyty;
• przypomnienie o wizycie (np. 2 dni przed wizytą i 1 dzień przed wizytą);
• powiadomienie o umieszczeniu świadczeniobiorcy w centralnym wykazie oczekujących.

Ważnym elementem w walce z kolejkami będzie dyscyplina pacjentów i odwoływanie terminów jeśli pacjent nie może pojawić się u lekarza. Dlatego jeśli tego nie zrobi, zostanie przesunięty na koniec kolejki i będzie musiał czekać od początku.

Od 1 stycznia 2026 r. system CeR obejmie rejestrację na:

• Świadczenia w zakresie kardiologii (również w ramach Krajowej Sieci Kardiologicznej),
• Program profilaktyki raka szyjki macicy,
• Program profilaktyki raka piersi.

Pacjenci już teraz mogą się na nie zapisywać przez IKP w placówkach biorących udział w pilotażu CeR. Katalog tych świadczeń będzie stopniowo rozszerzany o kolejne zakresy, w miarę rozwoju systemu.

Obowiązki świadczeniodawców

Podmioty realizujące świadczenia objęte e-rejestracją będą musiały:

• Udostępniać harmonogramy wizyt, czyli przekazywać do centralnego systemu teleinformatycznego aktualne harmonogramy przyjęć wraz z dostępnymi wolnymi terminami na udzielenie świadczeń, obejmujące okresy do 5 lat od dnia ich udostępnienia.
  
• Na bieżąco aktualizować harmonogramy i wolne terminy.
  
• Przekazywać do CeR szczegółowe dane o wizycie podając m.in. imię i nazwisko oraz identyfikator pracownika medycznego udzielającego świadczenia, miejsce udzielania świadczenia, kody MKCh i MKPM i inne niezbędne dane.
  
• Umożliwić pacjentom zarówno tradycyjną rejestrację (osobiście na miejsc, telefonicznie), jak elektroniczną (przez IKP).

Centralna e-Rejestracja nie jest osobnym systemem IT, ale platformą, gdzie trafiają i zarządzanie są wszystkie wizyty. Umawianie pacjentów realizowane jest w systemie IT placówki medycznej zintegrowanym z CeR – nie trzeba instalować dodatkowego systemu informatycznego. Czołowi dostawcy IT w Polsce, jak np. KAMSOFT, już dopasowali swoje systemy, dzięki czemu ich klienci mogą korzystać z atrakcyjnych bonusów w ramach pilotażu.

Terminy dostosowania systemów IT

Z punktu widzenia świadczeniodawców, ważne są dwa terminy. W okresie 5 miesięcy od wskazania danego świadczenia w przepisach, są oni zobowiązani do udostępnienia harmonogramów w swoim systemie teleinformatycznym. Z kolei 6 miesięcy mają na zapewnienie możliwości dokonywania przez pacjentów zgłoszeń centralnych. Dlatego dla pierwszej puli świadczeń termin końcowy wdrożenia to 31 czerwca 2026 roku (6 miesięcy od wejścia w obowiązku).

Od 1 lipca 2026 roku brak integracji z CeR będzie oznaczał, że placówka nie otrzyma refundacji świadczenia z NFZ. W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy wprost, że „świadczeniodawcy są elementem centralnej elektronicznej rejestracji, bez których projektowana regulacja nie będzie właściwie działać”. Dlatego Narodowy Fundusz Zdrowia będzie finansował świadczeniodawcy wyłącznie świadczenia opieki zdrowotnej realizowane z wykorzystaniem centralnej elektronicznej rejestracji.

Nowe zasady kolejek do lekarzy

Pacjent będzie mógł tak jak dotychczas wybrać, gdzie chce się zapisać na wizytę i w jaki sposób chce z niej skorzystać (na miejscu, w formie teleporady). Z jedną różnicą – będzie miał dostęp do terminów wszystkich lekarzy, bez konieczności obdzwaniania lekarzy. A to ogromne ułatwienie.

Termin wizyty przydziela system kierując się określonymi kryteriami. Priorytetowo traktowane będą przypadki pilne, tak aby pacjenci nie musieli czekać tak samo długo, jak osoby w lepszym stanie zdrowia. Pacjenci kontynuujący leczenie uzyskują terminy poza kolejnością – termin ustala sam świadczeniodawca. Jednocześnie znikną obecnie prowadzone listy oczekujących i zastąpi je centralny wykaz oczekujących prowadzony w ramach platformy CeR.

Pacjent i świadczeniodawca uzyskają jednolitą, codziennie aktualizowaną przez NFZ informację o prognozowanym czasie oczekiwania na dane świadczenie, osobno dla różnych grup pacjentów.

Ustawa przewiduje też rozszerzenie zakresu danych w e-skierowaniach i e-receptach (np. dodatkowe informacje od lekarza, informacje o asystencie wystawiającym receptę, dane o odpłatności i kodach uprawnień dodatkowych). Ma to ułatwić realizację recept i skierowań.

Jak placówki medyczne muszą się przygotować na CeR?

Podmioty realizujące świadczenia, które jako pierwsze wchodzą do CeR – czyli na cytologię, mammografię lub pierwszą wizytę do kardiologa – muszą:

• Przygotować systemy informatyczne do udostępniania harmonogramów przyjęć w centralnym systemie. W tym celu dostawca systemu IT musi zintegrować program z CeR. Jest to już możliwe, bo Centrum e-Zdrowia opublikowało już środowisko integracyjne.
  
• Przygotować się do obsługi pacjenta na nowych zasadach, co oznacza reorganizację dotychczasowego sposobu planowania wizyt w elektronicznym kalendarzu.
  
• Przećwiczyć nowe zasady kolejkowania, weryfikacji i aktualizacji danych o wolnych terminach oraz zgłaszania pacjentów do centralnej e-rejestracji.
  
• Przeszkolić personel z nowych procedur pracy i zmian wprowadzonych do systemu IT.
  
• Śledzić komunikaty na temat rozszerzania listy świadczeń objętych rejestracją. Planuje się, że CeR będzie obowiązkowa dla każdego świadczenia od 2029 roku.

Wdrożenie CeR może okazać się trudniejsze niż się wydaje. Świadczeniodawcy mają od lat ustalone metody kolejkowania, które CeR wywraca do góry nogami. Do tego trzeba nauczyć się nowej obsługi e-kalendarza zintegrowanego z platformą centralną i przećwiczyć różne scenariusze (pacjent pierwszorazowy, pacjent kontynuujący leczenie).

Najlepszym rozwiązaniem jest przystąpienie do trwającego do końca grudnia 2025 r. pilotażu. Udział w nim opłaca się, bo placówka może liczyć na jednorazowe dofinansowanie kosztów m.in. integracji systemów IT z centralną e-rejestracją oraz comiesięczny ryczałt w wysokości proporcjonalnej do liczby udzielonych świadczeń, które zostały zrealizowane i potwierdzone w e-rejestracji.

Czytaj także: Bądź na bieżąco z wymaganiami dotyczącymi CeR. Zapisz się do naszego newslettera