Jak cyfryzować? 15 wskazówek od liderów ochrony zdrowia

Na podstawie wywiadów z menedżerami zdrowia zidentyfikowaliśmy elementy, który łączą najlepsze praktyki digitalizacji placówek medycznych w Polsce.

KLIKNIJ TUTAJ, aby pobrać bezpłatnie poradnik cyfryzacji dla placówek zdrowia (196 stron, PDF)

Strategiczne podejście do cyfryzacji

Cyfryzacja nigdy nie jest celem samym w sobie, lecz środkiem do realizacji strategicznych celów placówki medycznej – to nie tylko ładnie brzmiące hasło. Liderzy innowacji muszą mieć wizję cyfrowej transformacji spójną z długofalową strategią rozwoju placówki, a do tego osadzoną w realnym budżecie. Na tej podstawie można działać dalej, powołując przykładowo osobę odpowiedzialną za koordynację dojrzewania cyfrowego, np. dyrektora transformacji cyfrowej. Cyfryzacja nie jest już zadaniem działu IT, ale procesem realizowanym w zespole. Strategia będzie się zmieniać, bo ochrona zdrowia zazębia się z polityką, ale i tak warto znać wartości i cele, którymi będzie kierować się cały zespół.

Nie czekaj na lepszy system albo aż będzie przymus wdrożenia

Cyfryzacja wymaga zwinnego (agile) zarządzania. Technologie szybko się zmieniają, tak samo jak wymagania prawne. Odkładanie na później wdrożenia nowej funkcjonalności spowoduje, że z czasem lista niezbędnych do przeprowadzenia projektów będzie się wydłużała, prowadząc do cyfrowej blokady. Złudne jest czekanie na lepsze, stabilniejsze rozwiązanie IT i unikanie wychodzenia przed szereg. Czekając, placówka medyczna szybko traci dystans do ewolucji technologicznej i jest skazana na nadrabianie zaległości, zamiast wykorzysty­wać możliwości stwarzane przez innowacje cyfrowe. Placówkom, które już wdrożyły Elektroniczną Dokumentację Medyczną (EDM), łatwiej będzie zabrać się za kolejne wyzwanie, np. wprowadzenie Centralnej e-Rejestracji.

Przykład i motywacja idą z góry

Sukces cyfryzacji w dużej mierze zależy od jasnej wizji, którą następie zaraża się pracowników. Liderzy cyfryzacji tworzą w ten sposób kulturę organizacyjną ułatwiającą rozwój innowacji. W tym procesie najważniejsze jest skupienie się na personelu medycznym, traktując cyfryzację jak zarządzenie zmianą. Entuzjazm do e-zdrowia nie jest naturalnym zjawiskiem, bo ludzie z reguły boją się zmian. Dlatego dobry menedżer podejmuje decyzje dotyczące cyfryzacji wspólnie z wszystkimi pracownikami, angażuje ich, szczerze komunikuje zmiany i jest gotowy na porażki.

Inwestycja w kompetencje cyfrowe personelu

Skuteczna cyfryzacja wymaga wysokich kompetencji e-zdrowia całego personelu medycznego i administracyjnego. Placówki powinny inwestować w wewnętrzne szkolenia i programy rozwojowe, dzięki którym już wdrożone rozwiązania IT będą ułatwiały, a nie utrudniały pracę. Równie ważny jest udział w konferencjach e-zdrowia, podczas których prezentowane są przykłady udanych wdrożeń IT. I nawet jeśli tylko 20% personelu ma trudności z obsługą nowego systemu IT, trzeba im poświęcić 80% zasobów czasu na szkolenia. Tak, aby każda osoba czuła, że czuje się komfortowo i pewnie pracując z IT.

Stopniowe wdrażanie zmian

Cyfryzacja to proces długofalowy, który wymaga cierpliwości i konsekwencji. Zamiast próbować zdigitalizować wszystko naraz, lepiej skupić się na stopniowym wdrażaniu zmian, zaczynając od obszarów, które przyniosą największe korzyści dla pacjentów i personelu (tzw. nisko wiszące jabłka, czyli korzyści dostępne od zaraz). Taka strategia pozwoli na lepsze zarządzanie ryzykiem i szybsze osiągnięcie wymiernych rezultatów. Jednocześnie unikniemy zmęczenia zmianami, które pojawia się przy realizacji dużych projektów.

Koncentracja na potrzebach pacjentów i pracowników

Wszystkie wdrażane rozwiązania cyfrowe powinny mieć na celu poprawę doświadczeń pacjenta i jakości świadczonych usług medycznych. Warto angażować pacjentów w proces projektowania i testowania nowych rozwiązań, aby upewnić się, że odpowiadają one ich rzeczywistym potrzebom. Nie można też zapominać o pracownikach – systemy IT muszą być wygodne w użytkowaniu, oszczędzając ich czas na czynności administracyjne. Lekarze już i tak poświęcają ok. 30% czasu na zadania administracyjne. Przed wdrożeniem nowego rozwiązania IT trzeba się dobrze zastanowić, jak wpłynie ono na pracę lekarzy i pielęgniarek.

Zapewnienie interoperacyjności systemów

Nie ma nic bardziej frustrującego niż przełączanie się pomiędzy różnymi systemami, które ze sobą nie współpracują. Przy wyborze rozwiązań IT należy zwrócić szczególną uwagę na ich interoperacyjność i zgodność z obowiązującymi standardami. Najlepiej od razu skupić się na wdrażaniu zintegrowanych systemów jednego dostawcy IT, które można rozbudowywać na zasadzie kolejnych elementów puzzli.

Priorytetowe traktowanie cyberbezpieczeństwa

Dane ratują życie, ale tylko wtedy, gdy są dobrze chronione. Nie ma dobrej cyfryzacji bez inwestycji w nowoczesne systemy zabezpieczeń, regularnych audytów bezpieczeństwa i szkoleń dla personelu z zakresu ochrony danych. Biorąc pod uwagę, że większość incydentów cyberbezpieczeństwa zaczyna się od kliknięcia w zarażony link albo plik, personel musi znać aktualne zagrożenia i metody działania hakerów. Wiedza to najlepszy firewall.

Dbałość o dane

Jeśli placówka posiada jeden zintegrowany system, łatwiej jest prowadzić analizy na potrzeby zarządzania oraz podejmowania decyzji klinicznych. Dobra baza danych to baza w chmurze, bo zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo i elastyczność rozbudowy. Równie ważne jest zapewnienie wysokiej jakości danych w elektronicznych kartotekach medycznych (procedury rejestracji). Takie podejście ułatwi wdrażanie rozwiązań opartych na AI. Technologie przemijają, ale dane pozostają i muszą być gotowe do wykorzystania na innych systemach.

Wdrożenie to niekończący się proces

Raz stworzona strategia cyfryzacji musi być systematycznie dopasowywana. Zmieniają się wymagania prawne oraz możliwości technologiczne. Placówka medyczna musi sprawie poruszać się po ekosystemie e-zdrowia, nie tracąc z horyzontu priorytetów i unikając spontanicznego wdrażania rozwiązań IT. Mówi się o tzw. dojrzewaniu cyfrowym oraz cyfryzacji jako procesie, a nie informatyzacji w znaczeniu kupowania i implementacji pojedynczych rozwiązań.

Mierzenie efektów i ciągłe doskonalenie

Digitalizacja zyska poparcie pracowników, gdy przynosi namacalne korzyści. Placówki powinny zdefiniować kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) dla swoich projektów cyfrowych i systematycznie je monitorować. Na tej podstawie można identyfikować obszary wymagające poprawy i podejmować odpowiednie działania. Jeśli pracownicy zgłaszają, że wprowadzanie danych do systemu trwa za długo, trzeba się tym zająć. Po to, aby czasami mała niedogodność nie przerodziła się w chroniczne zniechęcenie do IT. Cyfryzacja ma rozwiązywać problemy, a nie je generować.

Budowanie partnerstwa z dostawcą IT

Dobra cyfryzacja jest efektem bliskiej współpracy placówki medycznej z dostawcą IT. Zanim padnie decyzja o wyborze lub zmianie systemu, zaleca się przeprowadzenie analizy due dilliegence, która pozwala ocenić możliwości, potencjał i wiarygodność dostawcy. Czy firma jest w stanie iść krok w krok za potrzebami cyfrowymi placówki? Czy oferuje nowoczesne systemy IT? Czy jest w stanie zaproponować nowe narzędzia dla poprawy efektywności?

Integracja rozwiązań mobilnych

Coraz więcej pacjentów oczekuje dostępu do usług medycznych za pośrednictwem urządzeń mobilnych, tak samo jak korzystają z usług bankowych. Standardem stają się aplikacje pozwalające zarejestrować się na wizytę on-line, zarządzać terminami wizyt, uzyskać wgląd do wyników badań laboratoryjnych itd. Dzięki takiej wymianie danych pomiędzy placówką a pacjentem można uprościć wiele czynności administracyjnych, dając pacjentowi dodatkowe korzyści w postaci większej kontroli nad wizytami i danymi. To tzw. cyfrowe drzwi do placówki medycznej.

Cyfryzacja zgodna ze ścieżką obsługi pacjenta

W pierwszej kolejności należy przebudować nieefektywne procesy, a dopiero potem nakładać na nie rozwiązania cyfrowe. Zmiana systemu IT jest dobrą okazją do przemyślenia ścieżki obsługi pacjenta, identyfikacji wąskich gardeł i wprowadzenia udoskonaleń. Niezadowolenie z informatyzacji wynika często z błędnych oczekiwań i założenia, że wystarczy IT, aby było lepiej. Strategiczna digitalizacja jest połączeniem reorganizacji procesów i utrwalania ich poprzez wdrażania rozwiązań IT.

Przemyślane komponowanie najkorzystniejszych funkcji

Rozwiązanie takie jak sprawdzanie dostępności leków w aptekach, ich średniej ceny, interakcji leków, tworzenie analizy statystycznej wizyt pacjentów w celu optymalizacji kalendarza albo wysyłanie przypomnień o wizycie pozwalają od ręki rozwiązać niektóre problemy, z którymi trudno sobie poradzić w analogowy sposób. Niektóre z nich są tanie do wdrożenia, ale mogą przynieść ogromne korzyści i zmienić nastawienie personelu do digitalizacji.

Tworzenie kultury innowacji

Innowacje powstają w dialogu z pracownikami. Placówki powinny zachęcać lekarzy, pielęgniarki i personel administracyjny do zgłaszania pomysłów na usprawnienia, eksperymentowania z nowymi rozwiązaniami (pilotaże) i dzielenia się wiedzą. Muszą też mieć pełne wsparcie w dyrekcji, gdy nie radzą sobie z nowym systemem albo pojawiają się błędy.

Placówki, które skutecznie przeprowadzą transformację cyfrową, są w stanie zaoferować wyższą jakość opieki, poprawić efektywność operacyjną i lepiej przygotować się na wyzwania przyszłości, takie jak wdrażanie rozwiązań AI. Warto pamiętać, że cyfryzacja to nie tylko wdrażanie nowych technologii, ale przede wszystkim zmiana sposobu myślenia i działania całej organizacji. Wymaga ona otwartości na innowacje, gotowości do ciągłego uczenia się oraz odwagi w podejmowaniu decyzji.

Czytaj także: Więcej porad na temat cyfryzacji placówek zdrowia? Pobierz archiwalne wydania OSOZ