Jak cyfryzować? Rady ekspertów z Erasmus MC i Charité

Jak z sukcesem przeprowadzić transformację cyfrową placówki medycznej? Rozmowa ekspertami z dwóch największych szpitali w Europie – Margriethą Greet Vink (Dyrektor Smart Health Tech Center w Erasmus Medical Center, Holandia) oraz Peterem Gocke (Dyrektorem ds. Cyfryzacji w Charité, Niemcy).

Testuj i eksperymentuj z rozwiązaniami e-zdrowia

– Szpitale powinny aktywnie współtworzyć innowacje, których potrzebują, zamiast pasywnie być odbiorcą rozwiązań dostępnych na rynku, które nie zawsze pasują do wyzwań w danej placówce medycznej – twierdzi Greet Vink.

To dlatego holenderski Erasmus MC stworzył Centrum Inteligentnych Technologii dla Zdrowia (Smart Health Tech Center), gdzie startupy i firmy technologiczne – we współpracy z lekarzami i pacjentami – mogą razem opracowywać i testować i rozwiązania e-zdrowia. Taki model pozwolił szpitalowi uporządkować współpracę z firmami oraz wprowadzić mechanizmy ewaluacji innowacji zanim trafią one do użytkowników końcowych, czyli personelu medycznego i pacjentów.

Jak przyznaje Greet Vink, rozwiązań e-zdrowia przybywa bardzo szybko, a wszystkie z nich obiecują pomoc w likwidacji najbardziej palących problemów jak rosnące obciążenie administracyjne pracowników służby zdrowia, brak koordynacji opieki, niska jakość opieki i błędy medyczne. Wiele z nich opiera się na sztucznej inteligencji i trudno ocenić je na pierwszy rzut oka.

– Zbyt często szukamy ładnie wyglądających produktów. Kupujemy je, mając nadzieję, że ich wdrożenie od razu uszczęśliwi wszystkich – dodaje Peter Gocke. Takie podejście sprawdzało się w przeszłości w przypadku prostych aplikacji stosowanych do refundacji świadczeń medycznych i zadań administracyjnych.

Jednak w miarę jak przechodzimy na wyższe poziomy dojrzałości cyfrowej, złożoność procedur organizacyjno-klinicznych rośnie – szpitale muszą dokładnie przeanalizować swoje procesy i przemyśleć je, zanim zostaną utrwalone wprowadzeniem systemu IT.

O wiele większym problemem w wielu placówkach jest niezrozumienie transformacji cyfrowej. Wielu menedżerów tkwi w bańce błędnych przekonań co do roli systemów e-zdrowia albo traktuje je w kategoriach technologii, a nie rozwiązań transformujących całą organizację. Dlatego pierwszym krokiem, jakim zaleca Gocke, jest zweryfikowanie nastawienia do cyfryzacji zdrowia i jego konfrontacja z wyzwaniami, przed jakimi placówka stoi dzisiaj i z którymi będzie się mierzyła za 5–10 lat.

Technologie się zmieniają, dane zostają

– Gdyby szpital Charité był hotelem, byłby hotelem jednogwiazdkowym – żartuje Gocke, podkreślając rosnącą rozbieżność pomiędzy oczekiwaniami pacjentów a rolą placówek medycznych. Nawet jeśli zapewnimy wysokiej klasy usługi medyczne, z perspektywy pacjenta może to nie wystarczyć. Zwłaszcza w przypadku chorych ze schorzeniami niezagrażającymi ich życiu, opieka nie ogranicza się tylko do operacji, wizyt lekarskich i zabiegów, ale także obejmuje elementy miękkie jak komunikacja z podmiotem, organizacja przyjęć do szpitala itd. I właśnie w tym zakresie cyfryzacja oferuje ogromne możliwości, godząc rozbieżne cele pacjentów, płatników i świadczeniodawców.

Pierwszy punkt kontaktu z systemem opieki zdrowotnej powinien być cyfrowy, aby skutecznie triażować pacjentów, koordynować opiekę oraz unikać marnowania ograniczonych zasobów opieki zdrowotnej i czasu pacjentów. Na tym etapie automatyzacja może ułatwić pracę na kolejnych poziomach opieki. Każdy podmiot powinien zastanowić się, jak harmonijnie połączyć opiekę wirtualną i fizyczną.

Charité – największy w Europie szpital i pierwsza placówka europejska w nowym rankingu Newsweeka inteligentnych szpitali – stworzył kilka lat temu strategię transformacji cyfrowej Charité 2030. Wśród najważniejszych założeń są m.in. koncepcja szpitala w domu, wirtualna opieka, integracja danych z różnych punktów opieki w ramach elektronicznej dokumentacji medycznej, likwidowanie silosów danych.

– Dobra opieka zdrowotna to nauka oparta na danych – podkreśla Gocke. Sztuka cyfryzacji polega na zdolności do ekstrapolacji, myślenia z wyprzedzeniem i wykorzystywania już istniejących środków do osiągnięcia założonych w przyszłości celów.

Należy przy tym pamiętać, że technologie szybko się zmieniają, a te, których używamy dzisiaj, staną się przestarzałe w ciągu 10 lat. Technologie przemijają, dane zostają – mówi Gocke, dodając, że sporo danych pozostaje niewykorzystanych. Przykładowo, z urządzeń do noszenia, jak smatwatche. Nawet jeśli nie są to urządzenia medyczne i dane nie są idealnie dokładne, to mogą sugerować problemy pacjenta jak zbyt niska aktywność fizyczna albo zaburzenia snu. Jak twierdzi Greet Vink, informacje z systemów spoza elektronicznej dokumentacji medycznej powinny być uwzględniane przez lekarzy, bo często są one ważne z perspektywy pacjenta. Mogą one służyć jako sygnał ostrzegawczy, tworzyć pętlę sprzężenia zwrotnego po leczeniu lub być składnikiem tzw. wyników raportowanych przez pacjentów (PROMs – Patient-Reported Outcomes).

Transformacja cyfrowa to niewdzięczna robota

Transformacja, paradoksalnie, często zaczyna się od zastoju. Jest on niezbędny, aby zrewidować istniejące procesy, zakwestionować kultywowane od lat błędne przekonania i dostroić organizację do aktualnej sytuacji i nowych wyzwań.

Taki audyt przed-transformacyjny wymaga m.in. zadania sobie szczerych pytań na temat istniejących problemów i spekulowania na temat alternatywnych scenariuszy. Gocke poleca zadawanie pytań „dlaczego” tak długo, jak to konieczne, aby zidentyfikować źródło wąskich gardeł w przepływie pracy. Kluczowe są trzy rundy pytań:

• Dlaczego chcemy to zrobić?
• Czego potrzebujemy, aby to zrobić?
• Jak to zrobić?

Także Charité przechodzi obecnie głęboką fazę transformacji obejmującą m.in. wymianę systemu IT do tworzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

– Technologia to najłatwiejszy etap zmiany. Trudniejsza część zaczyna się, gdy trzeba zmienić nawyki i zrestrukturyzować procesy. Aby odnieść sukces, potrzebna jest praca zespołowa – tutaj każdy pracownik musi zostać zaangażowany. To nigdy nie jest tylko i wyłącznie zadanie działu IT, ponieważ specjaliści IT nie są końcowymi użytkownikami technologii – podkreśla Gocke.

Kluczowa może okazać się cierpliwość, konsekwencja i kontynuowanie przebudowy przepływów pracy, mimo zakłóceń. Jest to niepopularna praca i bolesny proces. Jednak w końcu każda placówka osiąga punkt krytyczny, w którym korzyści z transformacji cyfrowej przewyższają wysiłki.

Nigdy nie czekaj na lepsze technologie

Zarządzanie zmianą w szpitalu jest złożone i wymaga wielu kompromisów, pogodzenia ze sobą sprzecznych interesów działu IT, menedżerów, lekarzy i pacjentów. To może się udać tylko wtedy, gdy dyrektor szpitala jest liderem, który wie, jak komunikować się z pracownikami i negocjować zmiany.

– W Charité wdrożyliśmy podejście oparte na jasnych celach i wynikach – mówi Gocke. Zarząd wyznacza cele i dzieli ich realizację na poszczególnych pracowników. W ten sposób każdy może się zaangażować i pracować nad projektem.

Opór przed cyfryzacją jest często źle rozumiany. Jeśli ludzie mieli złe doświadczenia z istniejącym oprogramowaniem, prawdopodobnie będą żywić negatywne uczucia wobec nowych systemów e-zdrowia. Niestety, wiele z nich jest przestarzałych: na bazie starej, nieprzyjaznej architektury były rozbudowywane stopniowo do realizacji coraz to nowszych zadań. Lekarze się do nich przyzwyczaili, bo musieli, co jednak nie oznacza, że są one dobre.

Zapytani o najgorszą radę, jaką kiedykolwiek otrzymali w odniesieniu do cyfrowej transformacji w opiece zdrowotnej, Gocke i Greet Vink są zgodni: „nie wdrażaj teraz, poczekaj na lepsze rozwiązanie”. Ta obietnica lepszej, stabilniejszej, nowocześniejszej technologii jest złudna. Czekając, placówka medyczna szybko traci dystans do ewolucji technologicznej i jest skazana na nadrabianie zaległości, zamiast wykorzystywać możliwości stwarzane przez innowacje cyfrowe. Obydwoje twierdzą też, że technologia przetwarzania głosu na tekst i zapisy w EDM to największa szansa na to, aby elektroniczna dokumentacja medyczna odzyskała dobre imię w grupie jej użytkowników, czyli lekarzy.

Czytaj także: Jak wdrażać innowacje w szpitalu? Znajdź lidera zmian