Wdrażasz EDM? Oto 4 etapy, które musisz zaplanować

Duża część placówek medycznych dopiero wprowadza lub planuje implementację elektronicznej dokumentacji medycznej. Dla niektórych wyzwaniem są koszty, a dla innych – zaplanowanie całego procesu i przeprowadzenie z sukcesem jednej z największych zmian organizacyjnych.

Wdrożenie EDM to spore wyzwanie logistyczno-zarządcze, a do tego zadanie, które praktycznie nie ma końca. Pojawiają się aktualizacje systemów, nowe wymagania sprawozdawcze, dochodzą nowe dokumenty w formie elektronicznej, przyjmowani są nowi pracownicy, których trzeba przeszkolić.

Jak bezboleśnie przejść na EDM bez stresu, konfliktów, tymczasowych zaburzeń przepływów pracy czy frustracji? Jednym z najlepszych opracowań na ten temat jest kilkusetstronicowy przewodnik przygotowany przez Biuro Krajowego Koordynatora Technologii Informacji Zdrowotnych (The Office for the National Coordinator Health Information Technology, USA). I choć został opracowany z myślą o amerykańskich świadczeniodawcach, wiele ze wskazówek może się przydać także polskim placówkom medycznym.

Zakładając, że szpital, przychodnia lub gabinet lekarski mają już zaplanowany budżet na EDM, najważniejsze etapy, przez które trzeba przejść to:

• Planowanie procesu wdrożenia (najlepiej w podejściu zarządzania projektami);
• Wybór dostawcy oprogramowania (a najczęściej wybór podsystemu IT oferowanego przez obecnego dostawcę systemu, zakładając, że większość placówek ma już nadrzędny system IT);
• Zawarcie odpowiednich umów z dostawcą;
• Wdrożenie EDM;
• Korzystanie z EDM podczas wizyty pacjenta;
• Optymalizacja EDM.

Dopiero po tych sześciu bazowych krokach można zacząć myśleć o przejściu na wyższy poziom dojrzałości cyfrowej. Przykładowo, rozbudowa systemu o portal dla pacjentów, aby mogli sprawdzać swoje dane oraz komunikować się z lekarzami, implementacji nowych modeli opieki (opieka koordynowana) albo wdrożenie narzędzi AI do analizy i oceny danych.

KROK 1. Planowanie zawarcia umowy dotyczącej EDM

To jeden z najważniejszych etapów, bo definiuje funkcjonalność EDM, jej rozbudowę, integrację z innymi częściami systemu, aktualizację i tak strategiczne kwestie jak serwisowanie oraz bezpieczeństwo danych medycznych.

Jeżeli w placówce już funkcjonuje system IT – a tak jest w zdecydowanej większości przypadków – logicznym krokiem jest sprawdzenie możliwości jego rozbudowy o EDM. Pod jednym warunkiem – dostawca jest w stanie rozwijać swój system i dostarczać nowe funkcjonalności zgodnie z długofalową strategią digitalizacji. Czyli już dziś myślimy o tym, co będzie wdrażane za rok, 5 czy 10 lat. I coś, co wydaje się oczywiste, ale trzeba wspomnieć – system EDM musi zapewniać integrację z platformą P1, aby można było indeksować dokumentację.

Publiczne placówki medyczne muszą też odpowiednio przygotować i rozpisać przetarg oraz zaplanować zasoby. Na etapie planowania trzeba także rozważyć takie elementy jak:

• Bezpieczeństwo i ochrona EDM – dodatkowe moduły systemu do automatycznej archiwizacji w chmurze dają pewność, że nawet w przypadku ataku cybernetycznego będzie można odzyskać dane. Na bezpieczeństwie się nie oszczędza;
• Odpowiednia wydajność systemu przy dużym obciążeniu;
• Zarządzanie i ochrona EDM w ramach dostępnych funkcjonalności;
• Interoperacyjność i integracja;
• Zarządzanie ryzykiem, przykładowo gromadzenie danych w przypadku awarii sieci energetycznej;
• Rozwiązywanie sporów z dostawcami;
• Pełne przejście na EDM (godzina zero), aby zapewnić ciągłość dokumentacji.

KROK 2. Wybór EDM

Przed rozpoczęciem projektu wdrożenia ważne jest zrozumienie korzyści z EDM, określenie realistycznych oczekiwań i celów oraz komunikowanie ich personelowi. Kroki milowe należy rozpisać na etapy wdrożenia, aby wszyscy byli świadomi jak wygląda ścieżka digitalizacji na najbliższe miesiące i lata.

Każda placówka napotka tutaj wiele problemów. Czy nie pojawią się dodatkowe koszty? Jeśli tak – skąd pozyskać niezbędne środki finansowe? Czy personel zaakceptuje zmiany?

Analizowany przewodnik zaleca, aby gotowość do digitalizacji komunikować najpierw na najwyższym szczeblu zarządzania. Menedżerowie powinni zidentyfikować orędowników zmiany (np. osoby dobrze orientujące się w cyfryzacji), szczerze mówić o korzyściach i potencjalnych trudnościach oraz podkreślać, że sukces będzie zależał od pracy zespołowej.

1) EHR oparte na chmurze

Platformy EDM w chmurze zapewniają skalowalny dostęp do usług informatycznych na żądanie. Chmura może pomóc w szybkim dostarczeniu i uruchomieniu systemu, minimalizując jednocześnie wysiłek i koszty zarządzania związane z budową lokalnej infrastruktury. Wśród korzyści chmury są:

• Zmniejszenie początkowych kosztów sprzętu i oprogramowania;
• Zmniejszenie bieżących kosztów utrzymania;
• Możliwość szybkiego startu i zwiększania alokacji IT w miarę potrzeb;
• Zapewnienie wyższego poziomu dostępności usług IT niż w przypadku wewnętrznych usług IT;
• Zmniejszenie liczby awarii w czasie pracy.

2) EHR utrzymywane lokalnie

W przypadku lokalnych systemów, oprogramowanie i dane znajdują się na komputerach i serwerach w lokalizacji użytkownika. Korzyści takiego podejścia to:

• Jeśli praktyka nie ma jeszcze niezawodnego, szybkiego dostępu do Internetu, opcja lokalnej bazy będzie wymagała mniejszych inwestycji;
• Nie trzeba powierzać bezpieczeństwa danych pacjentów organizacji zewnętrznej.

Wyzwaniem w takim podejściu jest bezpieczeństwo serwerów, regularne wykonywanie kopii zapasowych danych, rozbudowa infrastruktury w miarę wzrostu pojemności baz.

KROK 3. Wdrożenie systemu EDM

Adaptacja systemu EDM składa się z dwóch etapów: przedwdrożeniowego i wdrożeniowego. Podczas fazy przedwdrożeniowej należy:

• Uzgodnić plan projektu i zarządzanie nim (czas, skala, zasoby);
• Komunikować się z personelem i pacjentami, aby wzmacniać ich zaangażowanie;
• Przeprojektować przepływy pracy;
• Zapewnić szkolenia.

W procesie zarządzania projektem EDM trzeba też stworzyć plan zarządzania skoncentrowany na zapewnieniu integralności danych. Tylko spójna baza danych przyniesie takie oczekiwane korzyści jak usprawnienie pracy personelu, szybka wymiana danych i brak konieczności powtórnego wprowadzania już dostępnych w innych bazach informacji.

Podczas fazy wdrożenia należy:

• Dopasować parametry (opcje) systemu do wymagań użytkowników;
• Zaplanować zarządzanie zmianami w systemie;
• Określić sposób gromadzenia danych pacjentów i jego ekspozycji na ekranie;
• Określić zakres minimalnie wymaganych danych wprowadzanych podczas wizyty;
• Uwzględnić czas potrzebny personelowi na naukę i korzystanie z systemu;
• Zachęcać personel do pracy z EDM.

KROK 4. Optymalizacja sposobu korzystania z EDM

Nadszedł czas, aby ocenić proces wdrożenia i jego wpływ na przepływy pracy. Na tym etapie menedżer – wspólnie z personelem – analizuje, co udało się osiągnąć, co poszło zgodnie z planem, a co trzeba jeszcze poprawić.

Kwestie do rozważenia obejmują:

• Czy proces wdrożenia przebiegł bez problemów?
• Czy wszyscy pracownicy byli zaangażowani?
• Czy kolejne etapy zrealizowano zgodnie z planem?
• Jakie były mocne i słabe strony procesu wdrożenia?
• Jak wdrożenie wpłynęło na przepływ pracy, czyli kroki niezbędne podczas wykonywania codziennych zadań?
• Czy można zidentyfikować możliwości poprawy przepływów pracy?

Na tym etapie można zaplanować udoskonalenia wraz z harmonogramem ich wdrożenia. Elementem, który wymaga ciągłego doskonalenia, jest tzw. doświadczenie użytkownika systemu IT. To ono decyduje o tym, czy system jest chętnie czy niechętnie wykorzystywany, co z kolei wpływa na jakość i kompletność wprowadzanych danych, szybkość obsługi i ogólne korzyści z wdrożenia. Dlatego po etapie pełnego wdrożenia EDM należy:

• Przyjąć podejście ciągłej optymalizacji – filozofia pracy z IT powinna opierać się na założeniu, że „system zawsze można ulepszyć”;
• Opracować i uruchomić proces zbierania opinii lekarzy, pacjentów i innych użytkowników EDM;
• Wprowadzać udoskonalenia w oparciu o zebrane opinie i najlepsze praktyki.

Czytaj także: 5 ukrytych barier hamujących wdrażanie systemów IT