58% placówek neutralnie ocenia Centralną e-Rejestrację [ANKIETA]

21,7% placówek zdrowia negatywnie ocenia Centralną e-Rejestrację (CeR). Pozytywne zdanie ma prawie taki sam odsetek respondentów (20,4%). Większość wstrzymuje się od oceny, czekając na ustabilizowanie się systemu. Największym problemem pozostaje tłumaczenie pacjentom, jak działa system – wynika z badania Centrum e-Zdrowia.

Placówki weszły do pilotażu z konkretną motywacją

Z badania przeprowadzonego przez Centrum e-Zdrowia wynika, że dla większości placówek (84 proc.) motywacją udziału w pilotażu CeR była przede wszystkim możliwość wcześniejszego przygotowania się do docelowego wdrożenia. Dopiero na drugim znalazło się dofinansowanie – miało ono znaczenie dla 71 proc. ankietowanych. Jednocześnie ponad połowa badanych, bo 52 proc., deklarowała, że udział w pilotażu wynikał także z przekonania, iż nowe rozwiązania technologiczne warto wdrażać wcześniej, zanim staną się standardem.

Dla 39 proc. respondentów pilotaż wiązał się z nadzieją na poprawę organizacji pracy. Sama procedura formalnego przystąpienia do CeR została oceniona przez placówki relatywnie dobrze. Proces od złożenia wniosku do podpisania umowy z NFZ pozytywnie oceniło 88 proc. respondentów. Podobny odsetek pozytywnie ocenił również współpracę z oddziałami wojewódzkimi Funduszu. Problemy, które się pojawiały, miały raczej charakter jednostkowy i częściej dotyczyły dostawców oprogramowania niż samego NFZ.

Wdrożenie techniczne niemożliwe bez zaangażowania dostawców IT

Drugi etap pilotażu, czyli przygotowanie do realnego uruchomienia CeR, pokazał, że sukces wdrożenia w dużej mierze zależy od zaplecza technologicznego placówki i współpracy z dostawcą systemu gabinetowego. Respondenci korzystali równolegle z kilku źródeł informacji: stron Ministerstwa Zdrowia, NFZ, portalu ezdrowie.gov.pl, webinariów i materiałów udostępnianych przez instytucje publiczne. W praktyce jednak to właśnie firmy IT były kluczowymi partnerami na etapie integracji i konfiguracji systemu.

Dokumentacja dotycząca CeR została oceniona stosunkowo dobrze – blisko 85 proc. ankietowanych uznało ją za zrozumiałą. Co dziesiąty respondent zgłaszał trudności w interpretacji, a część osób wskazywała, że nie miała do niej odpowiedniego dostępu. Ogromną rolę dobrych relacji z firmą IT widać na etapie tzw. zasilenia inicjalnego, czyli jednorazowego zaimportowania danych o już zaplanowanych wizytach i harmonogramach przyjęć. W 70 proc. przypadków proces ten realizował dostawca oprogramowania. Tylko niespełna 30 proc. placówek wykonywało te działania własnymi siłami. To samo mówią placówki medyczne, z którymi rozmawiała redakcja OSOZ.

Aż 98 proc. respondentów wdrożyło CeR poprzez integrację własnego systemu gabinetowego z platformą P1. Tylko trzy podmioty zadeklarowały wykorzystanie systemu gabinet.gov.pl. Raport sygnalizuje jeden istotny problem: wdrożenie systemu nie kończy się na technologii. Ponad 80 proc. respondentów zadeklarowało potrzebę dodatkowych szkoleń dla pracowników rejestracji. I nie chodziło wyłącznie o samą obsługę narzędzia. Najwięcej pytań dotyczyło zasad działania systemu, zakresu odpowiedzialności, pracy z pacjentem i reagowania na nietypowe sytuacje.

CeR na razie nie odciąża placówek tak, jak oczekiwano

Duże rozbieżności pojawiają się w opiniach na temat korzyści z CeR. Z jednej strony świadczeniodawcy dostrzegają konkretne plusy, jak przykładowo odciążenie rejestracji dzięki mniejszej liczbie telefonów od pacjentów. Placówki doceniły także możliwość przypominania o wizytach przez SMS, łatwiejsze odwoływanie terminów oraz bardziej uporządkowane grafiki. Część podmiotów przyznała, że pacjenci mogą teraz łatwiej znaleźć wolny termin w innej placówce.

Ale nie zabrakło krytycznych opinii. Największym problemem jest wzrost obciążenia personelu wynikający z konieczności tłumaczenia pacjentom zasad działania systemu i radzenia sobie z ich frustracją. System nie zmniejsza nakładu pracy rejestracji, m.in. z powodu niekompletnych danych spływających z P1.

Placówki zwracały też uwagę na niespójność danych między systemem gabinetowym a P1, ograniczoną elastyczność grafików i brak funkcjonalności, które z perspektywy codziennej pracy byłyby bardzo ważne. Problemem okazały się również komunikaty SMS, oceniane przez część respondentów jako „zbyt liczne” lub mało czytelne.

Ogólna ocena CeR wśród pracowników podmiotów jest na razie „ostrożna”. Pozytywnie system oceniło 20,39 proc. respondentów, negatywnie 21,71 proc., a aż 57,89 proc. – neutralnie. Raport podkreśla, że neutralność nie oznacza obojętności. To raczej postawa „oczekiwania i obserwacji” – placówki widzą potencjał rozwiązania, ale chcą najpierw przekonać się na własnej skórze, czy system się ustabilizuje i czy zostaną usunięte jego obecne niedoskonałości.

Pacjent nadal nie zawsze rozumie CeR, a to może przesądzić o jego sukcesie

Jednym z najważniejszych wniosków z badania jest to, że sukces CeR nie zależy wyłącznie od technologii i gotowości placówek. Równie ważne jest to, czy system będzie zrozumiały dla pacjenta. I właśnie tutaj raport pokazuje największe ryzyko.

W obszarze programów profilaktycznych wyniki są umiarkowanie optymistyczne. Około 29 proc. respondentów z placówek realizujących mammografię i cytologię zadeklarowało, że po wdrożeniu CeR zaobserwowano wzrost liczby pacjentek zgłaszających się na badania. Z drugiej strony ponad połowa badanych nie zauważyła istotnych zmian, a blisko jedna piąta wskazała brak wzrostu. To oznacza, że e-rejestracja może ułatwiać dostęp, ale sama w sobie nie rozwiązuje problemu niskiej zgłaszalności na profilaktykę.

W grupie placówek realizujących świadczenia kardiologiczne, ponad połowa respondentów wskazała, że pacjenci nie rozumieją zasad działania tzw. poczekalni. Dla wielu osób nie jest jasne, czy wpisanie do systemu oznacza już konkretny termin wizyty, czy jedynie oczekiwanie na jego wyznaczenie. Pojawiają się pytania o różnicę między „poczekalnią” a klasyczną listą oczekujących. Ta niepewność oznacza w praktyce dodatkowe telefony, skargi i nieporozumienia.

Sam proces wdrożenia, obejmujący szkolenia, wsparcie techniczne i komunikację ze strony CeZ, MZ i NFZ, został oceniony pozytywnie przez blisko 70 proc. respondentów, a przez 6 proc. – negatywnie. Krytyczne uwagi dotyczyły głównie niewystarczającej liczby praktycznych szkoleń, wsparcia operacyjnego i niespójnej komunikacji między instytucjami.

Wsparcie techniczne pozytywnie oceniło 63,82 proc. respondentów. Prawie 30 proc. uznało je za przeciętne, a 6,58 proc. – za niewystarczające.

Centralna e-Rejestracja ma sens i jest ważnym elementem cyfryzacji sektora zdrowia – wynika z badania. Ale system wymaga dopracowania, a pacjenci muszą zostać lepiej wyedukowani poprzez intensywne akcje informacyjne. Jeśli te warunki zostaną spełnione, CeR może stać się narzędziem porządkującym dostęp do świadczeń medycznych i dającym pacjentom większą kontrolę nad wizytami. l

Badanie przeprowadzono jesienią 2025 r., a ankietę wypełniło 152 respondentów spośród 392 uczestników pilotażu aktywnych w październiku.

Czytaj także: Centralna e-Rejestracja. Jak ją wdrożyć? [PORADNIK]