Podsumowanie roku 2023 w cyfryzacji rynku aptecznego

Najważniejsze wydarzenia w farmacji w 2023 roku, wyzwania dla branży i nowości w systemie KS-AOW firmy KAMSOFT wspomagające pracę farmaceutów. 

Serwis KtoMaLek.pl sprawdza dostępność leków już w ponad 10 800 aptekach  

Kolejne apteki i kolejni farmaceuci doceniają korzyści płynące ze współpracy z KtoMaLek – serwis swym zasięgiem obejmuje już 85% aptek w kraju.

By sprostać oczekiwaniom aptek, firma KAMSOFT systematycznie udoskonala możliwości serwisu, m.in. w zakresie zarządzania czasem rezerwacji, zarządzania widocznością leków w serwisie, wprowadzając możliwość blokowania rezerwacji produktów oraz grup produktów czy też wprowadzając możliwość ustawienia limitów rezerwacji leku na pacjenta. 

Każda apteka ma możliwość poznania indywidualnych statystyk, odzwierciedlających zainteresowanie pacjentów jej ofertą. W 2023 roku została wprowadzona możliwość zbiorczej prezentacji statystyk dotyczących współpracy z KtoMaLek dla sieci aptek.  

Nowa wersja aplikacji KS-APTIX 

Nowa wersja aplikacji KS-APTIX 2.0 to odpowiedź na potrzeby i sugestie farmaceutów. W 2023 roku aplikacja zyskała nowy wygląd i wiele funkcjonalności, które sprawiły, że praca z nią jest jeszcze bardziej efektywna.  Dla przypomnienia, za pośrednictwem mobilnej aplikacji KS-APTIX farmaceuci przeprowadzą inwentaryzację (pełną i częściową), zweryfikują dostawy z dowolnego miejsca bez konieczności podłączania się do komputera, a także skompletują leki z e-Recepty do wydania pacjentowi.  

Co nowego w wersji 2.0? Po zeskanowaniu kodu z opakowania produktu, KS-APTIX pokazuje informacje takie jak: stan magazynowy, dostępne serie, lokalizację towaru i jego poszczególnych serii. Aplikacja informuje farmaceutę o nowych dokumentach np. nowej e-Recepcie do kompletacji. Z kolei moduł “Authenticator” wspiera uwierzytelnienie wieloskładnikowe zapewniając dodatkową ochronę danych w serwisach internetowych. Co ważne, farmaceuci mogą korzystać z wybranych funkcjonalności aplikacji bez ponoszenia kosztów zakupu licencji i urządzenia, KS-APTIX Light (wersja demonstracyjna) można pobrać bezpłatnie na telefon z systemem Android i korzystać bez ograniczeń przy kompletacji leków z e-Recept.

Giełda Pomysłów i nowe ostrzeżenia w systemie KS-AOW przy realizacji e-Recept  

Na rozwój systemu aptecznego mają wpływ także sami farmaceuci. W 2023 roku wdrożyliśmy ponad 20 propozycji udogodnień zgłoszonych na Giełdzie Pomysłów. Giełda Pomysłów to narzędzie, za pomocą którego farmaceuci mogą zgłaszać swoje propozycje zmian oraz głosować na zaproponowane pomysły innych farmaceutów.  Najczęściej dotyczyły one usprawnień w realizacji i weryfikacji e-Recept.  Jednym z wdrożonych pomysłów są ostrzeżenia przy realizacji e-Recepty w przypadku, kiedy farmaceuta wydaje więcej niż ilość zaordynowana. 

Od 1 września została rozszerzona grupa uprawnionych do bezpłatnych leków 

Wcześniej z uprawnień mogli korzystać wyłącznie seniorzy po ukończeniu 75 lat, w wyniku zmian do grupy tej dołączyły również osoby od 65 roku życia oraz dzieci i młodzież do 18 lat. W związku z tym w systemie KS-AOW wprowadzono możliwość realizacji recept dla osób poniżej 18 r.ż. – uprawnienie DZ, a w przypadku recept dla pacjentów 65+, weryfikację wieku pacjenta i przypisanie uprawnienia – Senior.   

Duża Nowelizacja Ustawy Refundacyjnej (DNUR) 

Opublikowana 20 września 2023 Duża Nowelizacja Ustawy Refundacyjnej (DNUR) wprowadziła nowe regulacje w zakresie realizacji recepty i refundacji leków. W systemie KS-AOW wprowadzono szereg zmian związanych z dostosowaniem go do nowych przepisów. O najważniejszych z nich wspominamy w niniejszym podsumowaniu. 

Asystent e-Recepty wspomaga proces wyliczania ilości leku, jaką należy wydać pacjentowi 

Od 1 listopada zmieniły się zasady realizacji recept rocznych. Przede wszystkim farmaceuta będzie mógł wydać jednorazowo z recepty rocznej ilość leku niezbędną do 120-dniowej terapii, a kolejna realizacja może nastąpić po upływie 3⁄4 tego okresu. Aby wspomóc farmaceutów w obliczaniu ilości leków do wydania firma KAMSOFT dostosowała do nowych wymogów Asystenta e-Recepty.  Narzędzie to policzy możliwą do wydania ilość opakowań produktu, wyliczy na jaki okres stosowania wystarczy pacjentowi produktu, a także podpowie datę, od której pacjent będzie mógł się zgłosić do apteki, by zrealizować receptę na kolejne 120 dni. Asystent e-Recepty dostępny jest w systemie KS-AOW, aby go uruchomić w oknie „e-Recepty” należy wybrać klawisz Ctrl+Shift+K.  

System ostrzeże farmaceutę przed próbą realizacji e-Recepty z uprawnieniem „C” po terminie jej ważności  

W tym roku zostało rozszerzone uprawnienie dodatkowe “C” o kobiety będące w połogu. Kobietom w ciąży lub połogu przysługuje bezpłatne zaopatrzenie w leki lub wyroby medyczne. Co warto podkreślić, recepta z uprawnieniem „C” jest teraz ważna wyłącznie 1 miesiąc od daty jej wystawienia, lub od naniesionej na niej daty „realizacja od”. W systemie KS-AOW wprowadzono kontrolę tego terminu, w przypadku próby realizacji przeterminowanej recepty system wyświetli ostrzeżenie lub zablokuje jej realizację.  

System KS-AOW wspiera farmaceutów w sposobie wyliczania marży detalicznej dla leków recepturowych refundowanych

Od 1 listopada zmianie uległy zasady wyliczania marży na leki robione. W systemie KS-AOW zmieniony został sposób wyliczenia marży detalicznej dla leków recepturowych refundowanych. Marża na leki robione nadal wynosi 25%, jednak, że nie może ona być wyższa niż koszt wykonania leku recepturowego przygotowywanego w warunkach aseptycznych, określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 6 ust. 10 ustawy o refundacji. 

Opieka Farmaceutyczna –usługa Nowy Lek, przegląd lekowy i szczepienia w aptece 

Ten rok można uznać za przełomowy w kontekście realizacji Opieki Farmaceutycznej. Wprowadzenie kolejnych regulacji stopniowo rozszerza katalog pełnionych przez apteki funkcji. 28 lutego oficjalnie zaprezentowano usługę “Nowy Lek”.  Na czym polega? Pacjenci, którzy otrzymali receptę na nowy lek, którego wcześniej nie przyjmowali, będą mogli skorzystać ze wsparcia farmaceuty, który wyjaśni szczegóły dotyczące jego stosowania. To, obok przeglądu lekowego, kolejny rodzaj konsultacji farmaceutycznej, która będzie realizowana w ramach Opieki Farmaceutycznej.  

Pharmindex Complete interaktywnie wspiera farmaceutów w doradztwie lekowym 

Udostępniony w systemie KS-AOW, jeszcze w 2022 roku, moduł Pharmindex Complete, to interaktywne narzędzie, które wspiera farmaceutę w zakresie doradztwa lekowego. Dla przypomnienia, rozwiązanie to oparte jest na bazie leków Pharmindex, która wyświetla informacje w kontekście konkretnego pacjenta, sięga do e-Recepty, ostrzega o sytuacji, kiedy należy pacjenta poinformować o dodatkowych ryzykach dotyczących konkretnego produktu leczniczego, jak interakcje, alerty stosowania oraz komunikaty bezpieczeństwa prezesa URPL. Dodatkowo, farmaceuci korzystający z Pharmindex Complete mogą wydrukować na drukarce zgrabną i czytelną etykietkę Pharmetkę do przyklejenia na opakowanie z informacją o dawkowaniu lub alertach stosowania.

Szczepienia ochronne realizowane w aptekach 

Od 1 listopada 2023 r. weszły w życie przepisy, dzięki którym apteki mogą zawierać umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia i rozliczać ze środków publicznych wykonanie zalecanych szczepień ochronnych (grypa i pneumokoki). Od 1 grudnia pacjenci mogą też zaszczepić się bezpłatnie w aptece przeciw Covid-19. Wydarzenie to ma przełomowe znaczenie dla aptek. Dlaczego? Ponieważ od tego momentu apteki zaczęły pełnić rolę taką jak inne placówki specjalistyczne. Apteki rozpoczęły świadczenie usług medycznych i farmaceutycznych.

Wiąże się to oczywiście z wdrożeniem w aptekach odpowiednich narzędzi, które od lat znane są świadczeniodawcom. Począwszy od systemu eWUŚ, który potwierdza uprawnienia do świadczeń finansowanych ze środków publicznych, po kompletny proces zawierania i rozliczania umów z Narodowym Funduszem Zdrowia. Pozornie mogłoby się wydawać, że dotyczy to tylko tych aptek, które zdecydowały się na szczepienie pacjentów, jednak spoglądając w przyszłość od razu widać, że to samo będzie dotyczyć kontraktowania i rozliczania usług farmaceutycznych, takich jak przeglądy lekowe.

Farmaceuci rozpoczęli również tworzenie dokumentacji medycznej oraz rejestrowanie zdarzeń medycznych w systemie P1. System KS-PPS razem z KS-EDMSuite wspierają farmaceutów w realizacji całego procesu szczepienia w aptece od weryfikacji uprawnień pacjenta w eWUŚ poprzez wpis do elektronicznej karty szczepień aż do rozliczenia refundacji. 

Firma KAMSOFT pracuje nad rozwiązaniem IT, które będzie wspierać farmaceutów realizujących przeglądy lekowe 

Opracowywane rozwiązanie IT do realizacji przeglądów lekowych zapewni farmaceucie bezpośredni dostęp do rzetelnej, potwierdzonej i aktualizowanej na bieżąco wiedzy o leku. Da to farmaceucie poczucie dodatkowego bezpieczeństwa i wsparcie w podejmowaniu decyzji terapeutycznych, jak i w komunikacji z pacjentem i lekarzem.

Wiele informacji niezbędnych do przeprowadzenia przeglądu lekowego zgromadzone będą w jednym miejscu: wywiad z pacjentem, analiza lekowa, notatki i komentarze farmaceuty. Farmaceuta korzystający z narzędzia zaoszczędzi czas dzięki automatycznej analizie farmakoterapii, opartej na profesjonalnych i na bieżąco aktualizowanych bazach wiedzy PHARMINDEX oraz KS-BLOZ. Narzędzie analizuje, porównuje i zestawia informacje o pacjencie uzyskane z ankiety oraz informacje o leku pozyskane z bazy wiedzy. Warto zaznaczyć, że pytania ankietowe pacjent będzie mógł uzupełnić w domu bez angażowania farmaceuty – co znacznie podnosi jakość i oszczędza czas potrzebny na przeprowadzenie przeglądu lekowego.   

Funkcjonalność „Podobniki” zaproponuje produkty podobne do tych, których pacjent potrzebuje  

Podobniki – dostępne od 2023 roku w oknie sprzedaży systemu KS-AOW – dzięki inteligentnym filtrom wyświetlą farmaceucie produkty podobne do aktualnie wyszukiwanego produktu w bazie towarowej apteki. Pomoże to w podjęciu decyzji i sugestii sprzedażowych. Podobniki również mogą być wyszukiwane w bazie KS-BLOZ, jeśli w aptece nie została założona karta towarowa produktu, co umożliwi zaproponowanie pacjentowi bardzo szerokiej gamy produktów podobnych do aktualnie poszukiwanego. Farmaceuta może również za pomocą indywidualnych filtrów zdefiniować pod jakim kątem system ma podpowiadać produkty podobne np. w zależności od postaci, dawki, wielkości opakowania, itp. 

Praktyczne szkolenia i konferencje dla farmaceutów  

Zdajemy sobie sprawę, że do efektywnego korzystania z możliwości systemu potrzebne jest umiejętne przekazanie wiedzy na temat działania oprogramowania, najlepiej na konkretnych przykładach z życia wziętych. Dlatego w tym roku przeprowadziliśmy dwa cykle szkoleń dla farmaceutów oraz dwie edycje konferencji Nawigator e-Zdrowia, na których prezentowaliśmy nowości, zmiany w systemie, a także praktyczne wskazówki, dzięki którym użytkownicy systemu KS-AOW mogą jeszcze sprawniej realizować wybrane procesy. Tych z Państwa, którzy nie mogli wziąć udziału w szkoleniach i konferencji zachęcamy do odwiedzenia Konta Farmaceuty, gdzie zamieściliśmy nagrania. Więcej na temat Konta Farmaceuty znajdziesz tutaj.  

Jakie plany na 2024 rok?  

Od 1 stycznia 2024 r. program KS-AOW do wyliczenia zapłaty za refundowany lek recepturowy będzie uwzględniał wprowadzone limity finansowania surowców 

Od 1 stycznia 2024 następuje zmiana limitów finansowania na surowce farmaceutyczne (DNUR). 

Zgodnie z założeniami ustawy limit finansowania ma być ustalony przez NFZ na poziomie 15 percentylu z rozkładu cen. Ich wprowadzenie może oznaczać podniesienie kwoty, jaką za leki recepturowe zapłacą pacjenci. Do wartości opłaty ryczałtowej (obecnie 18 zł), doliczona zostanie również różnica między ceną surowca, a limitem jego finansowania ustalonym przez NFZ. 

Od 1 stycznia 2024 roku program KS-AOW do wyliczenia zapłaty za refundowany lek recepturowy będzie uwzględniał wprowadzone przez NFZ limity finansowania surowców. 

Zmiany w rozliczeniach z NFZ refundacji za realizację zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne 

Od 1 stycznia 2024 roku zmienia się także proces rozliczenia z NFZ refundacji za realizację zleceń na zaopatrzenie w wyroby medyczne. Takie rozliczenie będzie przygotowywał NFZ na podstawie danych zgromadzonych w eZWM. Realizator (np. apteka) będzie je musiał zaakceptować. 

W systemie aptecznym KAMSOFT w module eZWM zostanie wdrożona funkcjonalność, która pozwoli porównać i zweryfikować rozliczenie refundacyjne, które przygotuje dla realizatora NFZ z danymi zgromadzonymi w systemie. 

Największym wyzwaniem w 2024 roku będzie Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązujący od 1 lipca 2024 r. także w aptekach.

Od 1 lipca 2024 r. dla większość firm w Polsce (a więc także dla aptek) obligatoryjne stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).  W procesie wystawienia faktury ustrukturyzowanej kluczową rolę będzie odgrywał centralny system KSeF. Jego dostępność jest warunkiem koniecznym do tego, aby apteka mogła skutecznie dostarczyć zlecenie fakturowania, na podstawie którego KSeF podejmie próbę wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to, że skutecznie wystawienie faktury nie będzie zależało tylko i wyłącznie od farmaceuty. 

W związku z tym, że wszyscy dostawcy produktów do aptek także zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, apteki nie otrzymają już od swoich dostawców faktur w postaci papierowej. Zmieni to radykalnie proces obiegu faktur zakupowych w przedsiębiorstwie, szczególnie w spółkach aptecznych, które prowadzą działalność w wielu lokalizacjach. 

Choć 1 lipca 2024 r. wydaje się odległą datą to biorąc pod uwagę procesy jakie przedsiębiorcy muszą dostosować, aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) warto już teraz zacząć planować i implementować zmiany, aby być gotowym na ten termin.

Już na początku roku 2024 KAMSOFT udostępni wersję zapoznawczą rozwiązania pharmind XF, które z jednej strony jest głęboko zintegrowane z systemem aptecznym KS-AOW a z drugiej z systemem KSeF. Przedstawione zostaną także scenariusze użycia pharmind XF wprost z systemu aptecznego, które mają ułatwić wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

Zachęcamy do zapoznania się z nowym serwisem ksef.kamsoft.pl, gdzie znajdują się przydatne informacje dotyczące obowiązku wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych, prezentacje możliwości narzędzia pharmind XF, a także nagrania ze szkoleń przeprowadzonych dla aptek i placówek medycznych.  

 Jedyną pewną rzeczą są zmiany – warto być na bieżąco! 

Aby pomóc zrozumieć zmiany zachodzące na rynku ochrony zdrowia, firma KAMSOFT zorganizowała w tym roku kolejne dwie edycje konferencji Nawigator e-Zdrowia. Podczas tych cyklicznych spotkań tradycyjnie omówiono najważniejsze tematy dotyczące rynku ochrony zdrowia, pokazano, jak można usprawnić pracę w aptekach i placówkach medycznych, oraz jak korzystać z nowości w systemach informatycznych KAMSOFT, aby maksymalnie na tym zyskać. Zachęcamy do zapoznania się materiałami wideo z październikowej edycji Konferencji Nawigator e-Zdrowia, które dostępne są tutaj. 

Czytaj także: Podsumowanie roku 2023 w cyfryzacji ochrony zdrowia