Od 2024 roku wchodzą e-faktury (KSeF). Jak się przygotować?

1 lipca 2024 r. w życie wejdzie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dostawca IT dla ochrony zdrowia KAMSOFT S.A. radzi, co powinny zrobić apteki, hurtownie farmaceutyczne i placówki medyczne, aby przygotować się z wyprzedzeniem.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową służąca do gromadzenia, przechowywania, przesyłania oraz analizy i kontroli faktur elektronicznych, zwanych fakturami ustrukturyzowanymi.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Od 1 lipca 2024 r. przystąpienie do KSeF stanie się obowiązkiem dla większości podmiotów gospodarczych w Polsce, a więc także dla aptek, placówek medycznych oraz hurtowni farmaceutycznych.

Wszystkie faktury w ustandaryzowanym formacie (XML) będą wystawiane, otrzymywane i przechowywane jedynie za pośrednictwem platformy KSeF. Co to oznacza dla firm? Błędnie wygenerowane i wysłane do KSeF zlecenie fakturowania będzie się wiązało z tym, że KSeF nie przyjmie takiego dokumentu, co w praktyce będzie oznaczało brak wystawionej faktury. W efekcie firma nie otrzyma należności za swoje towary lub usługi. KSeF nie będzie także w żaden sposób powiadamiał o tym, że dostawca wystawił fakturę.

Jak się przygotować do KSeF?

KSeF wprowadza dużą zmianę procesu wystawiania oraz odbierania faktur.

Biorąc pod uwagę procesy, jakie przedsiębiorcy muszą dostosować, aby móc „płynnie” korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), czasu na przygotowanie się nie zostało dużo. Chodzi m.in. o sposób wystawiania, wysyłania, przechowywania faktur, a także odbierania faktur od dostawców towarów i usług.

Do tego KSeF ma pewne ograniczenia, które mogą stanowić wyzwanie dla firm. Na przykład, nie ma możliwości poprawienia raz wystawionego dokumentu inaczej niż poprzez jego korygowanie; dodawania do faktur jakichkolwiek załączników czy wystawiania faktur według indywidualnego wzorca. KSeF o niczym nikogo nie powiadamia. Oznacza to, że np. proces wystawiania faktury należy w ramach organizacji monitorować i wypracować nowe procedury,. Po to, aby nie spotkać się z sytuacją, w której wystawiającemu fakturę „wydaje się”, że ją wystawił, a w rzeczywistości KSeF był np. niedostępny lub zlecenie fakturowania nie spełniało określonych wymagań i ostatecznie zostało odrzucone. W przypadku faktur wystawianych przez dostawców, nabywca również nie zostanie powiadomiony przez KSeF o tym, że została dla niego wystawiona faktura.

Wdrożenie KSeF w aptekach, placówkach medycznych i hurtowniach farmaceutycznych

Wdrożenie integracji z KSeF jest skomplikowanym projektem wymagającym wcześniejszego zaplanowania procesu implementacji w tym m.in. przeprojektowania wewnętrznego obiegu faktur. Co ważne, proces dostosowania do wymogów stawianych przez Ministerstwo Finansów będzie wyglądał inaczej dla aptek i sieci aptecznych, a inaczej dla hurtowni farmaceutycznych, przychodni czy szpitali ze względu na specyfikę działania, procesy biznesowe, wielkość organizacji, liczbę transakcji czy liczbę i różnorodność rozwiązań informatycznych.

Czy są rozwiązania IT uławiające przejście na KSeF?

Biorąc pod uwagę ograniczenia KSeF oraz potrzeby przedsiębiorstw w zakresie obsługi faktur ustrukturyzowanych, firma KAMSOFT opracowuje narzędzie pharmind EDI XF dostosowane do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur oraz głęboko zintegrowane z systemami IT KAMSOFT. Jak to będzie działać? pharmind EDI XF zweryfikuje i dostarczy zlecenie wystawienia faktury do KSeF na podstawie danych wprowadzonych do systemów IT (m.in. KS-FKW, KS-AOW, KS-SOMED, KS-PPS, SERUM, KS-SOLAB, KS-ASW, Mediporta, KS-HFW VE i KS-HWW VE). Narzędzie to także umożliwia łatwiejszy dostęp do faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez dostawców.

Czytaj więcej: Webinary na temat KSeF dla podmiotów rynku ochrony zdrowia.