Na czym polega zwinne (agile) zarządzanie szpitalem?

Znana z projektowania systemów IT metodologia „agile management” jest także z powodzeniem stosowana przez szpitale i duże placówki medyczne. Ułatwia wprowadzanie rozwiązań cyfrowych i doskonalenie procesów. Na czym polega?

Ze „zwinnym zarządzaniem” jest trochę jak z pojęciem „inteligentnego szpitala” – wszyscy o nim mówią, ale niewiele osób wie, jak go stosować w praktyce. W tym artykule tłumaczymy, co to jest agile management i jak przebiega jego implementacja w placówkach medycznych.

4 bazowe wartości w podejściu agile

Podejście agile stawia na elastyczne modele zarządzania nastawione na aktywne reagowanie na zmiany w otoczeniu, bliską współpracę z klientami (pacjentami), oprogramowanie wspierające procesy organizacyjne, płynną komunikację wewnątrz organizacji i stawianie pracowników ponad procesami. W centrum jest kreatywność i elastyczność. Jak to się jednak odnosi do informatyzacji?

Przykładowo, w tradycyjnym projekcie wdrożenia IT w placówce medycznej, określa się sztywno przedział czasu, zakres funkcjonalności i dostępne zasoby, a margines zmian jest niewielki. W podejściu agile dopuszcza się więcej miejsca na eksperymentowanie, ryzyko i bieżące zmiany. Zamiast sterowania centralnego, odpowiedzialność rozłożona jest na wszystkie strony – firmę wdrażającą IT, szpital, użytkowników (zasada: nas to dotyczy – wszyscy się angażujemy). W przypadku problemu, rozwiązanie wypracowywane jest w zespole na niższym szczeblu organizacyjnym, a nie przez kierownika lub dyrektora. To wymaga zaufania do zespołu i delegowania uprawnień. Procedurę opartą na kolejnych krokach realizacji projektu zastępuje etapowość prac i bieżący przegląd postępów. Agile nie oznacza jednak chaotycznego, nieustrukturyzowanego procesu, gdzie kreatywność i spontaniczność dominuje ponad planem.

5 etapów zwinnego zarządzani

(1) Ocena. Na etapie ewaluacji należy dokonać przeglądu stanu obecnego, zasobów, ograniczeń. Najlepiej z perspektywy eksperta zewnętrznego, aby uniknąć błędów oceny w postaci stronniczości. Jednocześnie definiowany jest stan docelowy skoncentrowany na efektach projektu.

(2) Propozycje udoskonaleń. Generowanie pomysłów, dzięki którym będzie możliwe osiągnięcie założonego celu i poprawa obecnej sytuacji. Nie jest to tylko zadanie zarządu, ale przede wszystkim pracowników na najniższym szczeblu struktury organizacyjnej. Dopuszczone są różne formy pobudzające kreatywność jak burza mózgów, warsztaty z pacjentami itd.

(3) Projektowanie. Razem z użytkownikami końcowymi powstaje zarys projektu. Jakie funkcjonalności powinien mieć system IT? Które z nich są kluczowe? Czy wspierają ścieżkę pacjenta w organizacji ochrony zdrowia? Czy rozwiązują obecne problemy?

(4) Adaptacja. W procesie testowania pojawiają się nowe pomysły i spostrzeżenia, które systematycznie są wprowadzane do projektu. To może być dodatkowa opcja albo zmiana w szacie graficznej poprawiająca satysfakcję użytkownika i łatwość pracy.

(5) Ewaluacja i monitoring. Dopiero na etapie, gdy rozwiązanie jest gotowe, definiuje się mierniki sukcesu (KPI) i parametry działania, na podstawie których będzie można monitorować skuteczność.

Zapętlenie procesu. Zwłaszcza w przypadku wdrożeń IT, proces wraca do początku i jest realizowany w pętli zamkniętej. System informatyczny musi dopasowywać się do zmian w otoczeniu (zmiany prawne), ewolucji w technologiach (nowe, niedostępne wcześniej możliwości), potrzeb wewnętrznych organizacji (struktura pacjentów).

Jak przestawić się na podejście agile?

Ponieważ struktura zarządzania zwinnego preferuje struktury płaskie i delegowanie odpowiedzialności, w centrum procesów są zespoły. W przypadku cyfryzacji, jednym z pomysłów jest powołanie liderów w grupach lekarzy i pielęgniarek, którzy będą obserwowali cykl życia wdrożonego rozwiązania i zgłaszać konieczne zmiany (wspomniany element wyższości ludzi nad procesami).

Każdy duży projekt, a takim jest EDM albo wdrożenie portalu pacjenta, należy też rozbić na mniejsze składowe. Ważnym etapem jest prototypowanie pobudzające kreatywność i zmuszające do zastanowienia się, co dana organizacja chce osiągnąć (rezultat projektu). Ten etap okazuje się o wiele trudniejszy niż przeczytanie gotowej listy funkcjonalności systemu IT i zaadaptowanie go. Trzeba pamiętać, że nawet jeżeli tworzenie prototypu rozpocznie się od identyfikacji potrzeb, w efekcie powstanie specyfikacja odpowiadająca obecnym na rynku produktom. Działające od lat firmy IT mają w swojej ofercie systemy, które nie tylko ewoluują wraz ze zmianami administracyjnymi, ale też potrzebami klientów. Ostatecznie chodzi bardziej o angażowanie przyszłych użytkowników, a nie wymyślanie czegoś zupełnie nowego od podstaw.

Agile management nie jest skomplikowaną filozofią tylko dla wtajemniczonych. Nie jest to też jedynie modne hasło, pod które można podciągnąć każde podejście, w którym pracownicy mają więcej swobody działania. Mimo to, nie wystarczy zastosować przedstawionej wcześniej metodyki działania, bo nowa metodologia rozbije się o sztywne struktury i poprzednie metody pracy. U podstaw zawsze jest głębsza zmiana kultury organizacyjnej. Od czego więc zacząć? Najprościej od bazowych zasad zawartych w definicji, według której, zwinne zarządzanie projektem jest podejściem opartym na współpracy i interakcjach, które zakłada stałe testowanie rozwiązania i reagowanie na zmiany. Współpraca i interakcje oznaczają pracę w zespołach, a stałe testowanie i reagowanie na zmiany – uwzględnienie cyklu życia rozwiązania. Ludzie ponad procesami. Współpraca zamiast negocjacji. Dopasowanie do zmian zamiast podążania za planem.

Czytaj także: Czy chmura to dobra opcja dla placówek ochrony zdrowia?