John P. Kotter podpowiada jak wdrażać rozwiązania cyfrowe

Digitalizacja to kompleksowy proces transformacji technologicznej, organizacyjnej i kulturowej, wymagający od ludzi odwagi i otwartości na to, co nowe. Jak zarządzać cyfryzacją w ochronie zdrowia, aby zakończyła się sukcesem? Na ten temat rozmawiamy z Johnem P. Kotterem, autorem bestsellerelowych książek na temat zarządzania zmianą, profesorem Uniwersytetu Harvardzkiego.

Cyfryzacja w ochronie zdrowia prowadzi do zmiany sposobu pracy i komunikacji. Jak przekonać do niej ludzi, zwłaszcza że na pierwsze pozytywne efekty trzeba czekać latami?

Po pierwsze, trzeba sobie zdać sprawę z tego, że konieczne jest zaoferowanie szybkich, krótkoterminowych korzyści. To musi być coś namacalnego „tu i teraz”, a nie coś, na co trzeba czekać w perspektywie kilku następnych lat. Coś, co ludzie będą mogli doświadczyć, i co odnosi się bezpośrednio do ich pracy; co pozwoli im zauważyć, że dana zmiana jest dla nich przyjaznym procesem.

Im więcej tego typu korzyści, nawet bardzo niewielkich, tym lepiej. Nikogo nie jesteśmy w stanie przekonać, że dany wysiłek jest warty zachodu, ponieważ przykładowo za 10 lat będzie można zbierać jego owoce. Operując długoterminowym horyzontem czasu musimy liczyć się z tym, że po opadnięciu początkowego entuzjazmu, u pracowników pojawi się z czasem niepokój i niezadowolenie związane ze zmianą, a także – co jest równie częste – tak zwany bierny opór.

Ludzie chcą faktów, a nie obietnic, muszą widzieć, że sprawy idą do przodu. Tak więc podstawowa zasada brzmi: fakty zamiast wizji, obietnic i wielkich planów. Zmiana działa tylko wówczas, gdy jest szczera do bólu, nawet jeżeli prawda nie zawsze brzmi dobrze.

Ale z drugiej strony zmiana to nie jest żaden marketing. Wielu menedżerów popełnia ten błąd bardzo często, zastanawiając się, jak zareklamować nowy projekt, jak go sprzedać swoim pracownikom, aby ładnie się prezentował i żeby pracownicy go „kupili”. To najgorsze co można zrobić już na samym początku. Dobry menedżer jest szczery w stosunku do samego siebie i do całego zespołu ogółem.

W szpitalu został wdrożony system IT, na początku pojawia się cały szereg małych problemów, nie wszystko funkcjonuje tak, jak zakładano. Lekarze i personel administracyjny są sfrustrowani, bo spędzają teraz jeszcze więcej czasu wpisując dane do komputera. W efekcie, początkowy entuzjazm powoli opada. Co zrobić w takim przypadku?

Trudno o uniwersalną poradę, bo wszystko zależy od kontekstu, relacji w zespole oraz pomiędzy lekarzami a dyrekcją, kultury organizacyjnej. Jedno z podejść, jakie mogłoby się tutaj sprawdzić, jest tzw. „radyklana szczerość”. Nie próbujmy tłumić oporu, ignorować go, albo po prostu czekać, aż przejdzie. Zamiast tego należy pracownikom oznajmić, że „przechodzimy obecnie przez to, przez co przechodzą wszyscy wdrażający tego typu rozwiązania, o czym wiedzieliśmy przystępując do realizacji projektu”. Oczywiście, to będzie bolesne, aby przyznać się przed samym sobą i przed zespołem do trudności. Ale spojrzenie prawdzie w oczy jest niezbędnym pierwszym krokiem do tego, żeby zmienić patową sytuację. Drugim krokiem będzie działanie.

W tym momencie – jeżeli zastosowaliśmy właściwe podejście do zarządzania zmianą od samego początku – na pewno skorzystamy ze struktury transformacji opartej na najniższych szeblach organizacyjnych. Digitalizacji nie zaczyna się tylko od planów ustalanych przez personel IT, dyrekcję, konsultantów czy dostawców oprogramowania. Punktem wyjścia są pracownicy, którzy widzą, że coś nie działa idealnie i chcą udoskonalić sposób pracy. Tajemnicą zarządzania zmianą jest harmonia pomiędzy silnym przywództwem odpowiedzialnym za kreślenie wizji, a zaangażowaniem ludzi, którzy chcą się włączyć w jej realizację. Pracownicy, którzy myślą, że „to ma sens i chcą być tego częścią” są najcenniejszym zasobem. To oni stają się ambasadorami przeobrażeń i są z nami w dobrych i złych chwilach. I to oni pomagają w komunikowaniu konieczności zmian do pozostałych członków zespołu, którzy być może są w grupie sceptyków.

Z mojego doświadczenia wynika, że najlepiej, aby zespół był mocno zróżnicowany. W szpitalu, to powinny być osoby z każdego szczebla organizacji i każdej grupy pracowników: menedżerowie, lekarze, pielęgnarki, administratorzy IT, informatycy itd. Nie próbujmy tworzyć odrębnej hierarchi zmian, wyselekcjonowanej według uznania, hermetycznej. Rolą dyrektora jest motywowanie ludzi, podejmowanie inicjatywy i prowadzenie zespołu przez problemy, wspólne pokonywanie barier, wspieranie ludzi. Partycypacyjnie, a nie autorytatywnie.

Miałem okazję obserwować wdrożenie dużego systemu IT w jednym ze szpitali, które kompletnie się nie udało, w wyniku czego dyrektor został zwolniony ze stanowiska. Wydano 1,5 mld dolarów na system, co do którego ludzie nie byli przekonani. Jednocześnie nikt nie miał na tyle odwagi, aby powiedzieć wprost dyrektorowi, że to zła decyzja. I tak pozornie wszystko było w najlepszym porządku, nikt na nic się nie skarżył. Ale pod powierzchnią zmiany aż wrzało. Wiele niewypowiedzianych problemów doprowadziło do sabotażu wdrożenia. Dlaczego tak się stało? To efekt fatalnej kultury organizacyjnej. Nikogo nie zapytano o opinię, nikt nie zdobył się na to, aby powiedzieć wprost, co jest nie tak.

W tym miejscu wrócę do wspomnianej „radykalnej szczerości”, za którą powinno iść działanie. Skoro wiemy, że coś jest nie tak, staramy się to naprawić. Sposobów jest wiele, przykładowo mogą to być dodatkowe szkolenia pracowników, nowa procedura usuwania usterek w systemie, przebudowa niektórych modułów, wzmocnienie asysty technicznej. W kulturze organizacyjnej otwartej na pracę zespołową problemy są zazwyczaj szybko identyfikowane i tym samym mogą być równie szybko usuwane.

Zmiany odbywają się wokół nas na co dzień: w społeczeństwie, na poziomie krajowym, w każdym przedsiębiorstwie, także w ochronie zdrowia. I udają się dlatego, że ludzie czują się włączeni i zaangażowani. I nawet, kiedy ten udział w procesie zmiany jest mały, ma to ogromne znaczenie. To nie jest już jakaś „ich”, „zewnętrzna” zmiana, ale coś „mojego”, co jest moim udziałem. To ma strategiczne znaczenie.

John P. Kotter jest autorem bestsellerowej książki „Leading Change”, w której opisuje m.in. popularny 8-stopniowy model wprowadzania zmian w organizacjach.

Jednym z kroków opracowanego przez Pana 8-etapowego procesu zarządzania zmianą jest „wzbudzenie poczucia konieczności zmiany”. Jak to zrobić?

Wszystko, co nie brzmi wiarygodnie, jest zupełnie bezużyteczne. I tutaj znowu kluczowa jest szczerość, ale jednocześnie takie nakreślenie angażującej, emocjonej wizji. Jednych bardziej przekonają suche fakty i matematyczne obliczenia, innych – emocjonalny przekaz i wielkie, odważne plany.

Podczas projektów, w których miałem okazję uczestniczyć, nauczyłem się, że słowo „transformacja” jest nadużywane. Często wzbudza w zespole bardzo negatywne skojarzenia. Nie mówi nic konkretnego, a jedynie straszy. Przekonanie członków zespołu odbywa się podczas rozmów, spotkań, dyskusji. To nie jest rzucanie abstrakcyjnych sformułowań.

Czy mógłby Pan wymienić kilka najistotniejszych wskazówek, na co należy zwrócić uwagę wprowadzając zmiany organizacyjne oraz czego się wystrzegać?

Nigdy nie próbuj przeprowadzać zmian poprzez wskazanie wyselekcjonowanych, małych zespołów ekspertów, którzy będą odpowiedzialni za realizację całego procesu. Weź sobie do serca bazową zasadę: wprowadzanie zmian wymaga zdobycia umysłów i serc twoich pracowników. To dostarczenie twardych egumentów i inspirowanie, pokazywanie zupełnie nowych ścieżek rozwoju. Powinno ci zależeć na tym, aby zamiast oporu doprowadzić do pełnego wsparcia ze strony zespołu.

To, o czym już wcześniej wspomniałem – czyli budowanie dużych zespołów złożonych z różnych przedstawicieli organizacji pracujących na różnych szczeblach. Jest wiele mniejszych projektów, gdzie świetnie sprawdzą się małe zespoły ekspertów złożonych z ludzi znających się na wąskiej dziedzinie. Ale duże transformacje nie mają szans na powodzenie w takim podejściu.

Warto sobie zdać sprawę, że duże transformacje są jak masywne, społeczne zmiany. Ludzie się na nie zgadzają, ponieważ chcą współpracować, czują się włączeni. Rozumieją, ale i czują cały proces. Widzą w nim sens i perspektywy. Nawet najlepiej przygotowane statystyki trzeba uzupełnić wzbudzeniem pozywnych emocji, bo te kierują w znacznym stopniu motywacją i zachowaniem każdego człowieka.

Kolejna porada: akceptacja procesu zmiany przez zespół to zdecydowanie za mało, aby być pewnym sukcesu. Tym, co każdy menedżer powinien chcieć osiągnąć, jest proaktywna postawa i inicjatywa pracowników. Aby liderzy zmian w zespole przejęli sterowanie w mniejszych zespołach. Aby pracownicy zamiast biernego użytkowania systemu, byli napędem jego doskonalenia, a tym samym – poprawy procesów organizacyjnych.

I w końcu – nie jesteś w stanie zarządzać czymś, czego nie możesz kontrolować i zmierzyć. Tutaj mam na myśli nastawienie pracowników. Pozytywne postrzeganie zmiany zaczyna się od poczucia swobody podejmowania decyzji i wpływania na procesy wewnętrzne w organizacji. Jako menedżer nie bój się utraty totalnej kontroli nad swoimi pracownikami. Zaufaj im, dając autonomię działania i podejmowania inicjatyw. Jako lider twoim głównym zadaniem jest rozniecenie ognia, a następnie pozostawienie go własnej sile.

Pewien wiceprezydent jednej z dobrze znanych firm powiedział mi kiedyś: „Przeczytałem wszystkie twoje książki i to co piszesz ma sens. Ale w praktyce zwykłem zarządzać każdym najmniejszym procesem w firmie. Kiedy tracę kontrolę, staję się nerwowy, że coś może pójść nie tak”. Takie nastawienie prowadzi to zduszenia wszelkiego zaangażowania. A w efekcie – do zgaszenia ognia transformacji.

Co będzie największym wyzwaniem transformacji cyfrowej ochrony zdrowia?

Reaktywna rola ochrony zdrowia i konieczność przejścia na model proaktywny, zapobiegania chorobom. To musi się zmienić w najbliższym czasie. Jednak problemem jest to, że sami lekarze nie są w stanie tego zrobić. Są oni częścią większego, bardzo statycznego systemu. Na szczęście coraz więcej osób dostrzega, że to jest nieuniknione. Pacjenci widzą, że system nie wychodzi naprzeciw ich potrzebom, domagają się innego modelu opieki, wywierając presję na zarządzających. To musi odbyć się na wielu szczeblach ochrony zdrowia, w tym w ubezpieczeniach zdrowotnych i modelu refundacji świadczeń medycznych. Tranformacja już się zaczęła, aczkolwiek zanim będziemy świadkami większej reformy, musi skumulować się cały szereg mniejszych zmian. To potrwa długo, wymagać będzie cierpliwości, ale z drugiej strony jest fascynującym procesem.

Czytaj także: Prezes KAMSOFT S.A.: Co jest pilne i konieczne w e-zdrowiu?