Jak wdrożyć Centralną e-Rejestrację? [PORADNIK]

Ministerstwo Zdrowia, NFZ i Centrum e-Zdrowia przygotowały przewodnik dla placówek zdrowia tłumaczący, jak wdrożyć Centralną e-Rejestrację (CeR). Podsumowaliśmy najważniejsze etapy wdrożenia CeR.

Do końca 2027 r. CeR obejmie wszystkie świadczenia ambulatoryjnej opieki specjalistycznej (AOS). Od 1 stycznia 2027 r., do już objętych CeR usług (pierwsza wizyta u kardiologa, mammografia oraz test HPV HR), do CeR muszą podłączyć się placówki mające umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ na udzielanie świadczeń z przynajmniej jednego z poniższych zakresów::

• choroby naczyń
• choroby zakaźne
• endokrynologia
• hepatologia
• immunologia
• nefrologia
• neonatologia
• choroby płuc
• leczenie gruźlicy

I tutaj nie będzie taryfy ulgowej – NFZ nie zrefunduje tych świadczeń, jeśli placówka nie będzie ich umawiała przez CeR.

Zawczasu skontaktuj się z serwisem dostawcy oprogramowania gabinetowego, uporządkuj terminarz

Koniec roku to zawsze napięty czas w ochronie zdrowia, dlatego już teraz każda placówka objęta CeR powinna skontaktować się z dostawcą oprogramowania i uzgodnić zakres oraz termin integracji. Najwięcej czasu zwykle zajmuje uporządkowanie harmonogramów i organizacja pracy – sama integracja techniczna przebiega w miarę szybko, jeśli dostawca IT zintegrował system z CeR.

Na początek należy zarejestrować tzw. miejsca udzielania świadczeń (MUŚ), z którymi powiązane są harmonogramy, terminy i informacje prezentowane pacjentom. Dane MUŚ muszą być kompletne i zgodne z wpisami w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL). Należy sprawdzić m.in. adresy, dane geolokalizacyjne, identyfikatory oraz kody resortowe. Kluczowe są trzy identyfikatory wykorzystywane w rozliczeniach z NFZ: kod oddziału wojewódzkiego NFZ, kod świadczeniodawcy (IDSWD) oraz kod technicznego miejsca udzielania świadczeń. Brakujące lub nieprawidłowe dane mogą uniemożliwić poprawne rozliczenie świadczenia, a w konsekwencji doprowadzić do wstrzymania płatności.

Bardzo ważna jest weryfikacja numeru telefonu komórkowego i e-maila pacjenta, na które będą wysyłane potwierdzenia rezerwacji oraz przypomnienia o wizycie.

Kolejnym zadaniem jest przypisanie pracowników medycznych do odpowiednich MUŚ. Dopiero wtedy można prawidłowo powiązać pracowników z harmonogramami i udostępniać pacjentom informacje o dostępnych terminach.

Najwięcej czasu pochłania przygotowanie terminarza wizyt. Harmonogram musi uwzględniać realizowane procedury, ich kody ICD-9 oraz czas potrzebny na wykonanie poszczególnych świadczeń. Trzeba również odpowiednio podzielić terminy na przeznaczone dla pacjentów pierwszorazowych i kontynuujących leczenie. W przypadku pierwszej grupy należy uwzględnić m.in. kategorie „pilny” i „stabilny” oraz dodatkowe uprawnienia pacjentów.

Placówka musi przekazać do CeR wszystkie wcześniej umówione wizyty przypadające w przyszłości. Tak zwane „zasilenie inicjalne” pozwala zachować istniejące terminy i umożliwia pacjentom otrzymywanie przypomnień o wizytach. Można je przeprowadzić za pomocą zintegrowanego systemu gabinetowego lub plików CSV. Przed importem eksperci Centrum e-Zdrowia zalecają sprawdzenie kompletności danych pacjentów, skierowań i informacji kontaktowych, a także przeprowadzenie technicznej weryfikacji plików.

Przeprowadź szkolenia personelu oraz przygotuj nowe procedury

Zaleca się, aby placówka wyznaczyła jedną osobę odpowiedzialną za wdrożenie CeR. Jej zadaniem będzie koordynowanie przygotowań, kontakt z dostawcą oprogramowania, przekazywanie informacji zespołowi oraz monitorowanie pojawiających się problemów. Akademia Centrum e-Zdrowia cały czas prowadzi bezpłatne webinary.

Po uruchomieniu CeR, szybko narastają pytania ze strony pacjentów. Pacjentom najłatwiej umówić się na wizytę przez IKP i mojeIKP, gdzie można wyszukać termin w konkretnej placówce albo mieście, o określonej porze dnia itd. Ale z IKP korzysta obecnie 21 mln osób, a z mojeIKP – 6 mln.

Pacjent nadal może zadzwonić do przychodni lub przyjść osobiście, a pracownik rejestracji zapisze go w centralnym systemie. W przypadku pierwszorazowej wizyty należy poprosić o kod dostępu do e-skierowania, wyszukać termin i zarejestrować wizytę. Jeżeli pacjent kontynuuje leczenie, termin kolejnej wizyty wyznacza placówka, a następnie przekazuje go do CeR. Pacjent nie rezerwuje samodzielnie takich terminów przez IKP.

Jeśli pacjent nie znajdzie terminu w ciągu najbliższych 40 dni, może zapisać się do „Poczekalni”. System automatycznie poszuka terminu odpowiadającego jego preferencjom i przydzieli go, jak tylko taki pojawi się w systemie. Pracownik rejestracji musi wyjaśnić pacjentowi, że prognozowany termin jest orientacyjny i może się zmieniać.

Przed uruchomieniem systemu trzeba też skonfigurować odbieranie notyfikacji, czyli automatycznych informacji o zmianach w harmonogramach. Dzięki nim placówka dowiaduje się m.in. o zapisach i odwołaniach dokonanych przez pacjentów w IKP lub przez inne placówki. W przypadku własnego systemu gabinetowego konieczne jest prawidłowe skonfigurowanie adresu endpointu.

Jeśli placówka sprawdzi dane MUŚ, harmonogramy, wcześniejsze rezerwacje, notyfikacje i przygotuje personel, można przejść do aktywacji CeR. Aktywacja MUŚ jest jednorazowa i nie można jej cofnąć. Oznacza również potwierdzenie, że harmonogramy przekazane do CeR odzwierciedlają aktualny stan organizacji pracy placówki.

Uważaj na prawidłową synchronizację systemu i codziennie koryguj błędy

Centralna e-Rejestracja to system wymiany informacji o wolnych terminach, zapisach pacjentów, anulacjach wizyt oraz statusach wizyt. Dlatego po wdrożeniu CeR, ważna jest poprawna synchronizacja danych pomiędzy systemem gabinetowym a CeR. Każda wizyta, której termin już minął, powinna otrzymać odpowiedni status końcowy: „zrealizowana” albo „niezrealizowana”. Nie należy pozostawiać wizyt ze statusem „zapisana”, nawet jeśli pacjent nie pojawił się na konsultacji i wcześniej jej nie odwołał.

Statusy wizyt są powiązane z rozliczeniem z NFZ. Fundusz porównuje informacje z raportu SWIAD z danymi przekazanymi do CeR. Rozliczone zostaną wyłącznie świadczenia, które pozytywnie przejdą weryfikację – od momentu integracji placówki z CeR, NFZ płaci tylko za świadczenia prawidłowo zarejestrowane w centralnym systemie. Każda wizyta musi zostać przekazana do CeR przed udzieleniem świadczenia lub najpóźniej w dniu jego realizacji przed godziną rozpoczęcia. W przypadku dobrze skonfigurowanego systemu ta synchronizacja odbywa się automatycznie, w tle.

Ale mogą pojawić się błędy. Dlatego eksperci Centrum e-Zdrowia rekomendują codzienną kontrolę komunikatów zwrotnych i odradzają czekanie z wyjaśnianiem do momentu rozliczenia. Jeżeli problem dotyczy zapisu wizyty, w pierwszej kolejności należy skontaktować się z dostawcą systemu gabinetowego. Jeśli przyczyna leży po stronie CeR, zgłoszenie do Centrum e-Zdrowia należy przesłać niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych.

Każda placówka powinna przygotować procedurę awaryjną. Jeśli system CeR jest niedostępny, można wstępnie umówić pacjenta, zastrzegając, że termin zostanie potwierdzony po usunięciu awarii. Po przywróceniu komunikacji należy jak najszybciej zsynchronizować dane i sprawdzić, czy wybrany termin jest nadal wolny.

Kliknij tutaj, aby pobrać przewodnik po Centralnej e-Rejestracji dla podmiotów leczniczych.