Cyfryzacja? “Najpierw porządki w procesach, potem technologia”

Jak ocenić wartość nowej technologii cyfrowej? Jakich błędów należy unikać podczas wprowadzania innowacji do placówek medycznych? Rozmowa z dr n. ekon. Anną Gawrońską, ekspertką ds. zarządzania w ochronie zdrowia (Szkoła Główna Handlowa, Zakład Innowacji w Ochronie Zdrowia).

Wdrożenie każdej innowacji przez szpital albo przychodnię, przykładowo nowej funkcji w systemie IT, wiąże się z korzyściami i ryzykiem. Jak je oszacować?

Pomiar innowacji pozwala zrozumieć, z jakimi korzyściami i ryzykiem wiąże się ich wdrożenie w szpitalu, ale też jakie wartości można uzyskać z poniesionych nakładów inwestycyjnych. Pomiar efektywności wdrożenia to skomplikowana procedura, na którą składa się wiele czynników, innych dla każdego szpitala.

Dlatego w pierwszej kolejności należy sformułować te wskaźniki i mierniki, aby móc obliczyć tzw. zwrot z inwestycji. Z punktu widzenia ochrony zdrowia istnieją różnego rodzaju wskaźniki i mierniki, których monitorowanie pozwala na ocenę poziomu efektywności i skuteczności wdrożenia zarówno w perspektywie krótko- jak i długoterminowej.

Dla przykładu, jeśli wdrażamy innowację w istniejącym systemie IT polegającą na możliwości automatycznego gromadzenia i przetwarzania danych o dostępnych lekach w aptece i na różnych oddziałach szpitalnych (dane są dostępne w czasie rzeczywistym, ponieważ rejestrujemy za pomocą skanowania kodów kreskowych ich obrót), to możemy porównać chociażby jaka była liczba leków przeterminowanych, które musieliśmy poddać procesowi utylizacji przed wdrożeniem, gdy dane były aktualizowane z opóźnieniem i po wdrożeniu.

Jeśli po wdrożeniu ta liczba maleje, to zdecydowanie możemy mówić o korzyściach. Ryzyko jest niekiedy takie, że zmiana w systemie IT paradoksalnie przyczyni się do wydłużenia czasu pracy personelu medycznego.

Czy są jakieś uniwersalne mierniki, które każdy menedżer szpitala może zastosować w celu np. oceny wpływu technologii na wyniki pacjentów, jakość opieki czy efektywność pracy?

Zdecydowanie tak. Wiele z nich można wykorzystać niezależnie od branży. Kontekst będzie oczywiście inny dla szpitali i będzie uwzględniać specyfikę branżową. Do takich mierników możemy zaliczyć np. czas pracy personelu medycznego, czas obsługi poszczególnych procesów w szpitalu, czy obciążenie personelu realizującego wskazane procesy. Technologia oddziałuje też np. na obszar związany z zarządzaniem zapasami leków czy wyrobów medycznych. W tym zakresie możemy posługiwać się wskaźnikami i miernikami logistycznymi, które oceniają np. poziom rotacji zapasów, czy poziom rotacji należności.

Z kolei czas hospitalizacji pacjenta czy liczba błędów medycznych to niewątpliwie specyficzne branżowo mierniki, na które wpływ również może mieć wdrożona innowacja technologiczna. W przypadku ochrony zdrowia, musimy też mieć na uwadze dużą liczbę regulacji prawnych, które wprost odnoszą się do innowacji technologicznych.

Innowacje i jakość nie są często premiowane przez płatnika. Dlaczego mimo to warto je wdrażać?

W literaturze przedmiotu i w opisach wdrożeń, które są często publikowane w różnych mediach ewidentnie widać korzyści płynące z wdrażania innowacyjnych rozwiązań w szpitalach. Należy jednak bezwzględnie pamiętać o tym, że żadna technologia nie przyczyni się do uzyskania konkretnych korzyści, jeśli zostanie zaimplementowana do istniejącego stanu rzeczy.

W pierwszej kolejności należy uporządkować obecny bałagan i dopiero potem wdrażać innowacje technologiczne. W przeciwnym razie narazimy się na ryzyko wystąpienia błędów wynikających ze źle wdrożonej technologii. Korzyści z innowacji to przede wszystkim krótszy czas obsługi pacjenta, większa efektywność ekonomiczna placówki, czy poprawa bezpieczeństwa pacjenta. Innowacje wdraża się również z myślą o personelu medycznym, aby uwolnić jego cenny czas na czynności pielęgnacyjne w stosunku do pacjenta, np. poprzez redukcję liczby czynności o charakterze biurokratycznym.

“Naczęściej popełniane błędy cyfryzacji to niewystarczająca analiza przedwdrożeniowa, wyspowe, a nie holistyczne i skoordynowane spojrzenie na placówkę medyczną oraz narzucanie konkretnych technologii bez wyraźnego uzasadnienia.”

Załóżmy, że szpital planuje wymianę systemu IT. To duża inwestycja, ale stare oprogramowanie już się nie sprawdza i wymaga wymiany. Od czego zacząć, aby projekt dobrze przygotować i zrealizować?

Z moich doświadczeń wynika, że to właśnie przygotowanie projektu jest kluczowe z punktu widzenia jego skutecznej i efektywnej realizacji. Powinno ono obejmować analizę operacyjną pozwalającą na zbadanie stanu obecnego. Na tę analizę powinna składać się identyfikacja i analiza organizacji wybranych procesów wewnątrzszpitalnych, ocena aspektów prawnych dotyczących badanych obszarów funkcjonowania szpitala i wreszcie wnikliwa analiza zidentyfikowanych problemów i ograniczeń. W dalszej kolejności zasadne jest opracowanie wymagań efektywności zarządzania procesami w szpitalu, a następnie opracowanie usprawnień z wykorzystaniem konkretnych rozwiązań techniczno-technologicznych.

Wiele zależy od obszaru, który badamy i który zamierzamy usprawnić. Podkreślę również, że dostępne są dobre praktyki, z których szpitale powinny korzystać, a często nawet o nich nie wiedzą. Przykładem są rekomendacje opracowane w ramach Rady ds. Interoperacyjności, które obejmują wskazówki w zakresie cyfryzacji procesów związanych z dystrybucją produktów medycznych w szpitalach z uwzględnieniem standardów interoperacyjności.

Jakie błędy najczęściej są popełniane podczas oceny i wprowadzania innowacji do placówek ochrony zdrowia?

W mojej ocenie niewystarczająca jest analiza przedwdrożeniowa, która dodatkowo nie uwzględnia potrzeb wszystkich interesariuszy; wyspowe, a nie holistyczne i skoordynowane spojrzenie na placówkę medyczną oraz narzucanie konkretnych technologii bez wyraźnego uzasadnienia.

Dodatkowo, zapomina się o angażowaniu w projektowanie nowych procesów tych pracowników, którzy docelowo będą z innowacji korzystać. Z kolei takie zaangażowanie pozwala na przezwyciężenie naturalnego oporu i lęku przed zmianą. Trzeba też bezwzględnie pamiętać o tym, że technologia powinna stanowić rozwiązanie konkretnego problemu, a nie być celem samym w sobie.

Przykładem są chociażby popularne od lat w szpitalach w USA automaty lekowe, pozwalające na przygotowanie w sposób zautomatyzowany dawek leków na poziomie apteki szpitalnej, przesuwając tym samym punkt kompletacji leków dla pacjenta. Natomiast badania wykazały, że zakup takiego urządzenia – z uwagi na jego bardzo wysokie koszty zakupu, sięgające niekiedy 5–7 milionów PLN jest najbardziej opłacalny dla szpitali o liczbie łóżek między 600 a 700 i więcej. Oznacza to, że z punktu widzenia ok. 85% szpitali w Polsce jest to rozwiązanie nieopłacalne. Dodatkowo, badania przeprowadzone przeze mnie w jednym ze szpitali klinicznych w Polsce wykazały, że za pomocą takiego automatu można kompletować ok. 64% asortymentu z receptariusza szpitalnego. Pozostała część musi być przygotowywana w sposób tradycyjny. Wprawdzie automatom lekowym przypisuje się szereg zalet, takich jak skrócenie czasu obsługi pacjenta, redukcja poziomu zapasów, eliminacja pomyłek, itp, jednak analogiczne korzyści można uzyskać stosując inne rozwiązania cyfrowe, których wdrożenie wiąże się ze zdecydowanie niższymi kosztami.

Które z dostępnych już technologii cyfrowych mogłyby znacznie podnieść jakość obsługi pacjentów, ale nadal są rzadko stosowane?

Sztandarowym przykładem technologii znanej w innych obszarach naszego życia, a ciągle stosowanej w stopniu marginalnym w obszarze szpitalnym, są rozwiązania wykorzystujące skanowanie kodów kreskowych (produktów leczniczych czy wyrobów medycznych) i wymianę biznesowych dokumentów elektronicznych (np. zamówienie czy faktura w postaci wystandaryzowanej). Z jednej strony mówimy o algorytmach sztucznej inteligencji, które mają wspierać personel medyczny np. w poprawie jakości świadczonych usług, a z drugiej strony borykamy się z gigantyczną liczbą dokumentów papierowych, które obsługiwać musi np. personel farmaceutyczny. Zamiast wprowadzać dane ręcznie do systemu komputerowego pracownicy mogliby to robić za pomocą skanowania kodów kreskowych czy posługując się właśnie dokumentami elektronicznymi.

Badania przeprowadzone w latach 90-tych ubiegłego wieku wykazały, że w przypadku ręcznego wprowadzania danych do systemu komputerowego istnieje ryzyko popełnienia jednego błędu na 100 wprowadzanych znaków. Jeśli zastosujemy rozwiązania cyfrowe w tym obszarze, ryzyko zmaleje do jednego błędu na 10 milionów wprowadzanych znaków. Ma to fenomenalne znaczenie w kontekście błędów medycznych związanych z niewłaściwym podaniem leków, które stanowią 20% wszystkich błędów, do których dochodzi na terenie szpitali.

Czego uczą się dziś studenci o innowacjach w ochronie zdrowia?

Coraz więcej uczelni rozszerza swoją ofertę edukacyjną o aspekty związane z implementacją innowacji w ochronie zdrowia. Dotyczą one zarówno innowacji w obszarze organizacyjnym, jak i technologicznym. Sztuczna inteligencja, chirurgia robotyczna, nowoczesne metody zarządzania z wykorzystaniem chociażby tzw. Lean management są dziś przedmiotem kursów, szkoleń i studiów, nie tylko podyplomowych. Są też uczelnie, które we współpracy z firmami doradczymi organizują specjalne kursy, podczas których studenci różnych kierunków medycznych i niemedycznych mogą zgłębiać wiedzę m.in. w obszarze innowacji w ochronie zdrowia.

Niestety nadal rzadkością są przedmioty, podczas których dotyka się aspektów logistycznych funkcjonowania placówek medycznych, a od których w istotnym stopniu zależy bezpieczeństwo pacjentów, jak również efektywność ekonomiczna funkcjonowania placówek medycznych. Dlatego jestem wielką orędowniczką skoordynowanego podejścia i nieoddzielania na siłę procesów medycznych od niemedycznych, ponieważ one przenikają się i tylko równomierne usprawnianie obu obszarów m.in. za pomocą innowacji przełoży się na poprawę poziomu obsługi pacjenta i komfort pracy personelu medycznego.

Czytaj także: Dane medyczne w Polsce. “Jesteśmy opóźnieni o pół roku”