Jak zarządzać czasem oczekiwania pacjenta na wizytę?

U niektórych osób nawet 5-minutowe opóźnienie zaplanowanej wizyty wywołuje irytację, gdy inni są gotowi czekać kilka godzin. Czas spędzony w poczekalni to jeden z najmocniejszych determinantów zadowolenia pacjenta, który niestety często wymyka się placówkom medycznym spod kontroli. Czy można coś z tym zrobić?

Precyzyjne planowanie to tylko połowa sukcesu

Lekarze i menedżerowie wiedzą doskonale, że są granice optymalizacji czasu oczekiwania pacjentów. Nawet jeśli wdrożono dobry system umawiania na godziny, przeanalizowano średni czas obsługi pacjenta, wprowadzono e-rejestrację, mogą nadal wystąpić sytuacje niezaplanowane: nagłe przypadki, wydłużony czas obsługi chorego ze skomplikowanym schorzeniem, spóźnienie lekarza, który utknął w korku, dodatkowy czas na konsultacje z innym specjalistą lub długotrwałe badania. Żadna placówka nie umawia też na minutę, bo pacjenci się spóźniają, a do tego trzeba wkalkulować czas rejestracji oraz założenia kartoteki w przypadku nowego pacjenta itd.

Kilka takich sytuacji i kilkuminutowe opóźnienia  mogą skumulować w kilkadziesiąt minut. Wraz z upływem dnia, czas oczekiwania pacjenta rośnie jak kula śnieżna i cały plan dnia wymyka się spod kontroli. Na początek dobra wiadomość: dostępna literatura naukowa nie wskazuje na prostą korelację między długim czasem oczekiwania a gorszym ogólnym doświadczeniem pacjenta w zakresie opieki. Bowiem każdy pacjent inaczej reaguje na czas oczekiwania.

Gotowość pacjentów do oczekiwania jest wypadkową rzeczywistego czasu spędzonego na czekaniu, czynników indywidualnych, takich jak postrzegana wartość wizyty i koszt długiego oczekiwania, oraz czynników związanych z kliniką i świadczeniodawcą. Wspomniana „gotowość” pacjenta nie jest stała. Ciężko chorzy pacjenci czekają godzinami, aby dostać się do specjalisty, bo stawką jest zdrowie i życie. Z kolei osoby z lekkim przeziębieniem, które potrzebują tylko zwolnienia lekarskiego, lub osoby zgłaszające się na badania profilaktyczne, już takiej cierpliwości nie mają. Mowa o tzw. indywidualnej wartości wizyty dla pacjenta. Gdy jedni mówią „nie będę się czekaniem zbytnio stresować, ponieważ ważniejsze zdrowie”, inni wybuchają gniewem i czują się źle traktowani lub nawet ignorowani.

Naukowcy zajmujący się psychologią oczekiwania wyróżnili kilka elementów, które najmocniej wpływają na poprawę doświadczeń pacjenta w poczekalni:

• wprowadzenie elementów minimalizujących postrzegany czas oczekiwania (odwrócenie uwagi);
• proaktywne informowanie pacjentów o opóźnieniach;
• wyraźne przepraszanie za opóźnienia;
• możliwość przesunięcia pozycji w kolejce lub zaproponowanie przyjścia na późniejszą godzinę (opcja ograniczona tylko do niektórych placówek).

Punktem wyjścia jest koordynacja

Wspomniane nieprzewidziane sytuacje zdarzają się w każdej placówce. Ale jeśli system organizacji wizyt jest dobrze zaprojektowany, nie powodują one zazwyczaj sporych zatorów.

Podstawą jest system informatyczny do e-rejestracji zawierający narzędzia komunikacji z pacjentem jak przypomnienia e-mail lub SMS o zbliżającym się terminie czy opcja łatwego odwołania terminu lub jego przesunięcia. A do tego system kolejek oczekujących, aby pacjenci, którym nie udało się umówić wcześniej, byli automatycznie powiadamiani o wolnym okienku (system „last minute”). Pacjent musi mieć możliwość skontaktowania się z rejestracją w możliwie łatwy sposób, bo jeśli zadzwoni i nikt nie odpowiada, to po prostu zrezygnuje z poinformowania o tym, że nie przyjdzie.

Jeżeli już zadbano o dobrą organizację i planowanie wizyt, można zająć się psychologicznymi aspektami. Większość badań wskazuje, że pacjenci spodziewają się, że będą czekać. Ale to nastawienie dotyczy tylko określonego przedziale czasu. W trakcie oczekiwania, pacjenci porównują na bieżąco realną długość czasu oczekiwania ze swoimi oczekiwaniami oraz potencjalnymi korzyściami. Gdy przekroczona zostanie granica tolerancji – bardzo często wyznaczana czynnikami zewnętrznymi, jak koniecznością powrotu do pracy albo odebrania dziecka z przedszkola – frustracja będzie rosła z każdą minutą.

Konstruktywne wykorzystanie czasu

Jednym z pionierów w stosowaniu psychologii czasu oczekiwania są parki rozrywki Disneya. Nawet jeśli trzeba stać w kolejce kilkanaście minut, goście są bombardowani bodźcami zewnętrznymi, praktycznymi informacjami, dodatkowymi atrakcjami. Choć wizyta u lekarza nie ma nic wspólnego z zabawą, mechanizm jest ten sam: zlikwidować bezczynność i monotonię.

Pacjenci mogą otrzymać do wypełnienia wstępne ankiety stanu zdrowia, w których określają objawy oraz opisują swoje problemy. Takie informacje mogą być przesłane do elektronicznej kartoteki pacjenta widocznej na ekranie komputera lekarza. W ten sposób lekarz nie musi zadawać standardowego zestawu pytań, ale od razu może przejść do wywiadu pogłębionego, a pacjent ma czas, aby w spokoju spisać wszystkie dolegliwości i okoliczności choroby. To też może być dla pacjenta argumentem do zainstalowania aplikacji zintegrowanej z EDM.

Wśród strategii minimalizacji czasu spędzonego bezczynnie w poczekalni jest dobre zaplanowanie w systemie IT ścieżki przepływu pacjenta. Czasami jeszcze przed wizytą pielęgniarka może dokonać podstawowych pomiarów parametrów zdrowia albo wykonać zalecane szczepienia. Wszystkie osoby w zespole opieki muszą jednak wiedzieć, na jakim etapie obsługi znajduje się pacjent – i to w czasie rzeczywistym.

Innymi, bardziej klasycznymi sposobami, są informacje wyświetlane na ekranach dotyczące profilaktyki czy innych świadczonych usług, a nawet stos z ulotkami i czasopismami. Choć te ostatnie lepiej zastąpić ciekawymi broszurami na temat fizjologii człowieka, metod poprawy jakości snu czy radzenia sobie ze stresem. Na pewno bardziej pomogą niż abstrakcyjne obrazy mające tworzyć przyjazną atmosferę. Wielu pacjentów przychodzi z własnymi laptopami, smartfonami i tabletami i już sam dostęp do gniazdek może być dla nich plusem. Takie małe udogodnienia najlepiej przygotowywać na podstawie opinii przekazywanych w regularnie przeprowadzanych ankietach satysfakcji.

Informowanie o opóźnieniach i przepraszanie

O tym, że czas oczekiwania na wizytę się przedłuży, trzeba informować na bieżąco. W przypadku systemu numerowania wizyt, tablica w poczekalni zmniejsza stopień niepewności – pacjent wie dokładnie, ilu pacjentów jest przed nim i obserwuje na bieżąco zmiany w kolejce. Psychologiczny element poczucia kontroli odgrywa tutaj strategiczną rolę. Korzysta też rejestracja, która nie jest bombardowana co chwilę pytaniami, „za ile będę przyjęty/przyjęta”.

Innym rozwiązaniem jest zintegrowanie takiej opcji w aplikacji dla pacjenta. Wskazanie pozycji w kolejce powinno jednak uwzględniać przypadki nagłe. Pacjent musi zrozumieć, dlaczego kolejka stoi w miejscu albo nagle pojawiła się nowa pozycja. Choć wielu menedżerów życzyłoby sobie przy okazji wdrożenia systemu ze wskazaniem dokładnego czasu pozostałego do wizyty, takie rozwiązanie nie zawsze jest możliwe (wracamy do problemu trudności szacowania długości pojedynczej wizyty), ale na pewno warte rozważania. Z drugiej strony, rejestracja może też obserwować na bieżąco przepływ pacjentów i informować nowe osoby o tym, ile mniej więcej czasu będą musiały czekać. Tu jednak wymagane jest duże wyczucie i doświadczenie.

Kiedy już dojdzie do opóźnienia, przeproszenie za nie może złagodzić negatywne reakcje. Opóźnienia są stresujące dla obydwu stron – lekarza, którzy pracuje pod presją czasu oraz pacjentów mogących doświadczać różnych negatywnych emocji, takich jak niepokój, irytacja, złość i frustracja. Wyraźne i szczere przeprosiny mogą w znacznym stopniu przyczynić się do ich złagodzenia. Lekarz może sprawdzić w elektronicznym terminarzu, kto czeka najdłużej i w ten sposób elastycznie dostosowywać kolejność przyjęć. Może też informować ustnie o powodach opóźnień.

Generalna zasada mówi, że przeprosiny powinien wystosować lekarz. Posiada on ogromny autorytet, więc pacjenci wykazują się większym zrozumieniem. Jednak to rejestracja powinna informować lekarza o aktualnych opóźnieniach, aby ten nie tracił czasu na administrowanie wizytami. Zarządzanie czasem przyjęć pacjentów nie jest łatwe i tutaj trudno szukać złotych standardów. Jednak zawsze podstawą jest dobry system IT, który pozwoli planować ścieżkę pacjenta i komunikować się z nim na każdym etapie przed wizytą i w trakcie niej.

Czytaj także: Czy chmura to dobra opcja dla placówek medycznych?