5 ukrytych barier hamujących wdrażanie systemów IT

Elektroniczna dokumentacja medyczna, teleporady, aplikacje mobilne dla pacjentów – rośnie liczba technologii stosowanych w placówkach ochrony zdrowia, ale nie zawsze ich zakup przynosi oczekiwanie efekty. Przyczyną są często niewidoczne, ignorowane elementy wpływające na adaptację rozwiązań e-zdrowia.

Menedżerowie placówek medycznych nie muszą znać się na IT, aby wybrać dobry system informatyczny. Gdy określony został cel wdrożenia i oczekiwane efekty, kolejnym etapem jest specyfikacja funkcjonalności oraz wybór dostawcy. Czołowi dostawcy rozwiązań IT dla sektora zdrowia oferują dziś wysokiej jakości rozwiązania szlifowane przez lata do potrzeb informatycznych, zmieniających się regulacji prawnych, przepływów pracy, oczekiwań pracowników. Wysokiej jakości system IT to taki, który zawiera wszystkie wymagane funkcje, ma elastyczną architekturę (można go integrować z innymi elementami infrastruktury IT), jest na bieżąco rozwijany i doskonalany.

Jednak sama jakość rozwiązania nie przesądza jeszcze o tym, że po kilku tygodniach cała dokumentacja będzie gromadzona elektronicznie, pacjenci zaczną masowo umawiać się on-line na wizyty, a lekarze z chęcią zasiądą przy komputerze, aby udzielać telekonsultacji.

Wdrożenie systemu IT, nowej funkcji albo aplikacji mobilnej to zmiana systemowa powiązana układem zależności z innymi elementami ekosystemu placówki zdrowia. Dlatego wymaga analizy często niewidocznych, ale mających dużą siłę determinantów digitalizacji. Na część z nich menedżerowie nie mają wpływu, jak przykładowo struktura systemu ochrony zdrowia, zasady refundacji usług, dostępność wykwalifikowanych cyfrowo pracowników, infrastruktura wymiany danych. Dlatego skupimy się tylko na wewnętrznych determinantach.

1. Strategia i architektura

Dobra strategia digitalizacji tworzy ramy do wdrażania kolejnych projektów IT, zapewniając ich spójność w czasie. Placówki medyczne zasypywane są ofertami nowych systemów i aplikacji, oferujących nowe możliwości. Ich chaotyczne zakupy przynoszą jednak więcej złego niż dobrego.

Głównym zadaniem menedżera jest stanie na straży interoperacyjności systemów i danych, bo to od nich zależy, czy uda się z czasem stworzyć ekosystem o płynnym przepływie informacji. I tutaj procedura jest prosta: kiedy w placówce występuje kilka a nawet kilkanaście systemów i aplikacji, których nie da się scalić (różni producenci, różne standardy) wyjście jest jedno – wymiana na zintegrowany system. Brak interoperacyjności to cichy zabójca efektywności pracy krystalizującej się z czasem dzięki przepływowi informacji pomiędzy poszczegónymi elementami systemu.

2. Przywództwo i wewnętrzna polityka

Digitalizacja jest tak samo ważna jak polityka personalna czy utrzymywanie płynności finansowej podmiotu. Bez takiego podejścia, placówka medyczna będzie chronicznie nadganiała zaległości, z trudem dotrzymując terminów wdrażania kolejnych elementów infrastruktury e-zdrowia. A to już problem, bo opóźnienia wywołują presję, a ta generuje atmosferę wymuszania zmian, zniechęcając, zamiast motywując personel.

Nie każdy menedżer musi znać się na informatyce. Ale powinien być ambasadorem zmian prowadzących do ułatwienia pracy personelu, poprawy doświadczeń pacjenta wynikających z wizyty, zwiększania jakości usług i wyników. A bez digitalizacji, osiąganie tych celów w pewnym momencie napotyka na barierę nie do pokonania.

3. Zaufanie i zaangażowanie

O wzbudzanie zaufania do rozwiązań e-zdrowia dużo się mówi, ale tylko nieliczni wiedzą, jak do tego podejść. Powód: na zaufanie składają się setki drobnych, powiązanych ze sobą elementów. Wśród nich m.in. autorytet menedżera, poziom bezpieczeństwa danych, standardy komunikacji wewnętrznej w podmiocie medycznym, system wynagrodzeń, transparentność decyzji i możliwość współdecydowania, relacje w zespole itd. Słuszne jest stwierdzenie, że „kultura organizacyjna zjada technologie na śniadanie” – tylko innowacje, które zyskują zaufanie, są chętnie i kreatywnie wykorzystywane przez użytkowników.

Zaangażowanie ze strony personelu powstaje w efekcie włączenia każdego członka zespołu w proces doskonalenia procedur pracy (na rysunku). John P. Kotter, guru zarządzania zmianą, słusznie mówi o tym, że transformacja cyfrowa jest zadaniem zespołowym, a nie procesem, o którym decyduje się za zamkniętymi drzwiami gabinetu dyrektora.

4. Respektowanie potrzeb każdego członka zespołu

Otwarta kultura organizacyjna to kultura, która stara się zrozumieć, wspierać i umożliwiać rozwój każdemu pracownikowi. Cyfryzacja oznacza dla jednych ułatwienia i efektywność pracy, dla innych – obawy związane o miejsce pracy czy wprowadzanie danych po godzinach. Pracownicy powinni wiedzieć, że mogą w takich sytuacjach liczyć na wsparcie.

Z badania zrealizowanego przez Deloitte oraz Billie Jean King Leadership Initiative (BJKLI) wynika, że 80 proc. pracowników podaje tzw. włączającą kulturę organizacyjną jako ważny czynnik wyboru pracodawcy. Decyduje też ona o rotacji pracowników, zadowolenia z pracy i efektywności. Pracownicy czują się dobrze w organizacji, gdy wspiera się ich potrzeby związane z osobistym rozwojem. Niektórzy lekarze łatwo adaptują innowacje, a inni potrzebują dodatkowych godzin szkoleń. Ustawiczne szkolenia z zakresu IT dodatkowo wspierają innowacyjną kulturę organizacyjną, przyciągają nowe talenty, dają perspektywy rozwoju i stabilności i ostatecznie ułatwiają wdrażanie kolejnych rozwiązań. Wszystkie wspomniane czynniki trudno ukształtować z dnia na dzień. Jednak nie chodzi o szukanie prostej recepty, ale świadomość ich znaczenia.

Czytaj więcej: Jak zarządzać czasem oczekiwania pacjenta na wizytę?